Vsako podjetje mora imeti način beleženja, organiziranja in analiziranja finančnih podatkov, ki izhajajo iz vsakodnevnih poslovnih transakcij. V mnogih primerih morajo podjetja in korporacije spoštovati splošno sprejeta računovodska načela, ki zahtevajo poseben sistem knjigovodstva in računovodstva. Manjša podjetja pa potrebujejo tudi osnovne elemente knjigovodstva, da se pripravijo na davke in beležijo zaslužek. Knjigovodske sisteme je mogoče vzpostaviti ročno - z uporabo fizičnih knjig - ali z uporabo programov računovodske programske opreme za organiziranje in vzdrževanje informacij.
Časopisi
V knjigovodskem sistemu so revije na prvem mestu, kjer lahko najdete popolne informacije o transakciji. Splošni dnevnik, ki ga uporabljajo številna podjetja, ki uporabljajo sistem dvojnega knjigovodstva, beleži zneske bremenitev in kreditov za vsak račun, ko se transakcije pojavljajo. Lahko tudi navede kratek opis transakcije. Nekatera podjetja imajo lahko posebne revije, od katerih vsaka posname določeno vrsto transakcije. Na primer, morda imate časopis za izplačila denarja in denarne prejemke, ki beleži in hrani zapisane in izdane čeke ter porabi denar in deponira.Druge revije vključujejo dnevnike o izplačanih plačah, dnevnike plačil in terjatev.
Knjige
Knjigovodske knjige skupine transakcij glede na račun in učinek, ki ga ima na poslovanje. Kategorije v knjigi lahko vključujejo sredstva, obveznosti, odhodke in prihodke. Vsaka kategorija vsebuje razdelke za vsako od teh vrst računov (npr. Računi za stroške). Občasno se transakcije iz poslovnih dnevnikov objavljajo ali evidentirajo v knjigah. Osnovni sistem knjige ima zbirko "T-računov", ki imajo vsaka po dva stolpca, enega za debite in kredite. Vendar pa se lahko za beleženje drugih informacij, kot je tekoče stanje računa, uporabijo tri ali štiri kolone.
Delovni listi
Delovni listi omogočajo računovodji ali računovodji, da analizirajo podatke in preverijo točnost računovodskih knjig, revij in drugih zapisov, ki se uporabljajo za pripravo računovodskih izkazov. Ena taka preglednica, poskusna bilanca, navaja salde vseh računov v knjigi, beleži prilagoditve vnosov na račune in zapre vse začasne račune. Ko je "uravnotežen", morajo biti sredstva za bremenitev enaka kreditom, sicer knjiga vsebuje napako, ki jo je treba popraviti. Drugi delovni listi vključujejo delovne liste za analizo in usklajevanje. Delovni listi za analizo analizirajo stanje določenega računa. Delovne liste usklajevanja usklajujejo razlike med dvema ali več znanimi zneski, kot so znesek gotovine, ki ste jo zabeležili v računu knjige, in znesek, ki ga prikazuje bančni izpisek.
Finančne izjave
Računovodski izkazi posredujejo pomembne informacije o finančnem položaju podjetja zunanjim strankam. Večina knjigovodskih sistemov uporablja štiri pomembne računovodske izkaze. Bilanca stanja prikazuje posnetek finančnega položaja podjetja za določen datum, ki navaja podrobnosti o njegovih sredstvih, obveznostih in lastniškem kapitalu. Namen izkaza poslovnega izida je prikazati čisti dobiček podjetja za določeno obdobje. Izkaz denarnih tokov prikazuje povečanja in zmanjšanja denarnih sredstev za obdobje, ki se nanašajo na poslovanje, naložbene in finančne dejavnosti podjetja. Nazadnje, delniški ali lastniški kapital navaja spremembe v zadržanem dobičku družbe, kot so čisti dobiček za leto in dividende, izplačane delničarjem.
