Če predlagate rešitev dolgotrajnega problema, bo vaš upravitelj od vas zahteval, da predložite uradni predlog. Čeprav je dolžina odvisna od informacij, ki jih morate pokriti, večina uradnih predlogov vsebuje nekatere pomembne komponente, podobne tistim v uradnih poročilih. Ti na splošno vključujejo prefatory, telo in dopolnilne dele. Kot že ime pove, uvodni del predloga bralca uvaja v koncept.
Podrobnosti o naslovu
Naslov letenje je prva stran predloga, ki se nahaja takoj za naslovnico, ki ne vsebuje nič drugega kot naslov. Sledi naslovna stran, ki poleg naslova nosi tudi imena pisatelja in osebe, ki je avtorja pooblastila, da predloži predlog, skupaj z njegovim imenovanjem, uradnim naslovom in kontaktnimi podatki. Ta stran mora vsebovati tudi datum predložitve predloga.
Pisma
Pisni predlogi vsebujejo pooblastitveno pismo, ki sledi naslovni strani. Temu sledi pošiljanje ali spremno pismo, ki ga je napisala oseba, ki je napisala predlog. Spremno pismo mora nasloviti prejemnika in opredeliti predlog s svojim naslovom. Ta uradni dopis navadno daje informacije o namenu dokumenta, ne da bi se pogovoril o podrobnostih tega, kar zajema, ali o zaključkih, na katere je avtor prispel. Pisatelj lahko s spremnim pismom potrdi pomoč, ki jo je prejel pri pripravi predloga.
Kazalo
Kazalo vsebuje pregled strukture predloga. Vsebuje izčrpen seznam naslovov v dokumentu, skupaj z ustrezno številko strani poleg vsakega. Bistvenega pomena je, da se ta poglavja uskladijo z zadostnimi vrzeli in voditelji, da se jasno prikažejo informacije. Če predlog vsebuje veliko število slik, tabel, grafov ali drugih vizualnih pripomočkov, jih je treba navesti na ločeni strani kot »Seznam ilustracij« takoj za kazalo.
Povzetek
Ta del vsebuje zgoščene informacije o vsebini, ki je navedena v predlogu. Po povzetku, prikazanem v kazalu, povzetek uvaja temo, daje ustrezne podatke in povzema sklepe in priporočila osebe, ki je predlagala. Namen tega povzetka je zagotoviti pogled ptičje perspektive teme za hiter pregled zasedenih vodstvenih delavcev. Čeprav se to pojavi pred glavnim delom predloga, je lažje sestaviti ta del zadnji, potem ko sestavite celoten dokument.
