Če se pisanje poslovnega pisma zdi zastrašujoče, je lahko koristno vedeti, da morajo vsa poslovna pisma slediti osnovni predlogi. Predloga se lahko uporablja za skoraj vsako poslovno situacijo in jo lahko uporabite tudi v e-pošti.
Datum
Začnite pismo s pisanjem celotnega datuma svojega pisma približno dva centimetra od vrha na levi strani papirja. V Združenih državah Amerike so datumi vedno zapisani kot mesec, datum in leto: 23. april 2009.
Naslovi in pozdrav
Spustite eno vrstico od datuma in vnesite naslov ulice v eno vrstico, vaše mesto, državo in poštno številko v naslednjo vrstico in vaš e-poštni naslov v tretji vrstici. Spustite še dve vrstici in navedite ime prejemnika v prvi vrstici, njen naslov v naslednji vrstici, njeno ime v tretji vrstici, naslov podjetja pod njim in mesto, državo in poštno številko njenega podjetja pod. Začnite svoje pismo z "Draga" in bodisi Ms ali g. In priimek osebe, razen če veste, da oseba uporablja drugo čast, kot je dr. Ali rev., Ki ji sledi dvopičje. Zgornji del vašega pisma, pod datumom, bo izgledal takole:
123 Vaša ulica Yourtown, ST 12345 [email protected]
Clara Wills direktorica za človeške vire 456 Podjetje Road Companycity, ST 67890
Spoštovana gospa Wills:
Telo
Za telo svojega pisma naredite vsak odstavek levo (tudi z levim robom) in pustite črto med odstavki. Vaše pisanje v telesu pisma mora biti profesionalno in do točke: jasno navedite naravo pisma, razloge za njegovo pošiljanje in tisto, kar upate, da boste pridobili v odgovor na pismo. Vsako idejo pisma ločite v ločen odstavek. Če imate za vaše pismo več kot eno zahtevo ali namen, ju navedite v uvodnem odstavku in nato v naslednjih odstavkih obravnavajte popolnoma, vendar ločeno. Izogibajte se uporabi kratic ali okrajšav, saj lahko povzročijo zmedo: natančno navedite, o čem govorite. Uporabite pravilno slovnico in črkovanje in vedno pred pisanjem preverite črko.
Zapiranje
Zaključite poslovno pismo s »S spoštovanjem« ali »S spoštovanjem«. Spustite štiri presledke v tiskanem pismu in vnesite svoje polno ime. Prijavite se v prostor med končnim in vašim imenom. V e-poštnem sporočilu po zaključku postavite svoje ime v naslednjo vrstico.
