Občasno se zgodi, da je lažje razumeti, kako je mogoče vizualizirati, kako se nekaj stori. Procesni diagrami označujejo vsak korak v procesu v pisni obliki, ki je podobna karti. Procesni diagrami so lahko še posebej koristni, ko organizacije želijo poenostaviti potek dela. Diagram poteka omogoča oblikovalcem odločitev, da identificirajo vsak korak v procesu in vidijo tudi interakcijo korakov. Diagram poteka procesa je nekaj, kar je mogoče doseči v vsaki organizaciji.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Prostor za srečanja
-
Papir
-
Svinčniki
-
Bela deska z oznakami
-
Opombe "Objavi to vrsto"
-
Programska oprema za obdelavo besedil
-
Programska oprema za diagram poteka
Zberite člane ekipe v mirnem prostoru za sestanke. Prostor mora biti dovolj velik, da se člani ekipe lahko premikajo, ustrezno odmaknjeni, tako da razprava ne vpliva na preostanek pisarne in ima belo tablo za prikaz poteka procesa, kot je opisano. Vsak član ekipe mora imeti tudi papir / svinčnik in opombe za "napisati".
Obvestite ekipo o poteku, ki ga želite pretočiti. Naj ekipa razbere vse korake v procesu. Napiši korake na belo desko. Ne skrbite, kateri koraki so prvi ali zadnji - samo zapišite vsak korak v procesu. Ko so navedeni vsi koraki v postopku, se s skupino dogovorite, da je bil vsak korak zapisan. Vsak korak napišite na posamezno opombo "pošlji vrsto". Izbriši belo desko.
Odločite se, kateri korak začne postopek. Drži ta korak na deski na skrajni levi strani. Odločite se, kateri korak konča postopek. Prilepi ta korak na desno stran deske. Določite drugi korak v procesu in ga postavite desno od prvega koraka. Ta postopek nadaljujte z vsakim korakom, dokler se vsi koraki v postopku ne postavijo v zaporedje od prvega koraka na levi do zadnjega koraka v desni. Ta proces bo ponavadi zahteval nekaj medsebojnega posredovanja, da bi dosegli soglasje.
Vsakemu koraku postopka dodelite ustrezne simbole. Na začetku in koncu postopka se uporablja ovalni simbol. Na prvi in zadnji stopnji postopka napišite oval nad opombo "post-it type". Vsako nadaljnje ukrepanje je označeno s kvadratom. Vsaka odločitev je označena z diamantom. Pridite do soglasja z vsakim članom ekipe o tem, na kateri tip simbola piše. Ko končate, narišite črte od vsake beležke do naslednje beležke v postopku.
Analizirajte diagram poteka. Večino procesov je mogoče narediti bolj učinkovito, ko si proces lahko ogledate na grafikonu. Preverite, ali so podvojeni koraki ali nepotrebne prekinitve delovnega toka, kot so odobritve upravitelja ali nepotrebne spremembe.
Uporabite programsko opremo za obdelavo besedila ali programsko opremo za izdelavo diagrama poteka, da naredite trajno kopijo procesa dela. Shranite diagram poteka procesa kot izhodišče za prihodnje izboljšave pretoka procesov.
