Vzpostavite buy-in
Proces projektnega portfelja je metoda, ki lahko maksimira potencial proizvodnje vseh projektov, ki jih izvaja vaša organizacija v določenem času, ob upoštevanju omejenih omejitev virov. Pred začetkom prizadevanj za upravljanje portfelja projektov vzpostavite okolje razumevanja in sodelovanja med ključnimi nosilci odločanja v vaši organizaciji. Proces projektnega portfelja lahko vključuje zaključevanje trenutnih projektov, ki so lahko uspešni in pravočasni v korist projektov, ki imajo večji gospodarski ali strateški vpliv na vaše poslovanje. Pomembno je, da vodje razumejo ta koncept, da bi se izognili kakršnemu koli občutku zamere, ko se to zgodi. Spodbujati odnos, ki temelji na ekipi, pri izbiri projektov, namesto da bi identificirali majhne skupine zaposlenih s posebnimi projekti. S tem se bodo izognili občutkom zavračanja, ki se pojavljajo v projektnih skupinah, ki so ponovno dodeljene ali razdeljene med nove projekte.
Določite prednost
Med procesom upravljanja projektnega portfelja boste razdeljevali vire, vključno s časom, denarjem, produktivnostjo zaposlenih in tehnologijo, tistim projektom, ki največ prispevajo k dobičkonosnosti vašega podjetja. Preden se lotite kakršnih koli specifičnih projektov, pripravite seznam prednostnih nalog, po katerih boste presojali vsakega posebej. Nenehno spremljajte svoj seznam prednostnih nalog in ga prilagodite spreminjajočim se strateškim ciljem in razvijajočim se poslovnim podnebjem. Postavke, s katerimi lahko prednostno razvrstite vaše projekte, lahko vključujejo stroške, prispevek k prihodku, vpliv na trženje, časovne okvire in doseganje specifičnih ciljev.
Določite zmogljivost in povpraševanje
Vse organizacije se soočajo s problemom izkoriščanja omejenih virov na najbolj učinkovit način. Pred uporabo seznama prednostnih nalog zberete informacije o vaši zmogljivosti virov in zahtevah virov za vsak projekt, da ugotovite, kateri projekti se bodo izvajali. Skupno povpraševanje po sredstvih vseh izbranih projektov ne sme presegati zmogljivosti virov vašega podjetja. Na primer, če ima vaše podjetje deset računalnikov in dvajset zaposlenih za projektno delo, ne morete izbrati portfelja projektov, ki zahtevajo triindvajset zaposlenih in enajst računalnikov. Proračunske omejitve so tudi velik dejavnik pri določanju optimalne kombinacije projektov.
Optimizirajte projektni portfelj
Oboroženi s seznamom prednostnih nalog in informacij, povezanih z zmogljivostjo virov in potrebami po posameznih projektih, ste zdaj pripravljeni izbrati vrsto projektov, ki se bodo lotili, kar bo povečalo strateški pomen za vaše podjetje. Ne pozabite, da projekti, ki niso bili prvotno izbrani, niso nujno odpravljeni; manjši prednostni projekti se lahko izvedejo, ko se sredstva sprostijo z dokončanjem projektov z višjo prioriteto.
Obstaja več programskih paketov, ki vam lahko pomagajo pri procesu portfelja projektov, vendar se za enostavnejše portfelje projektov lahko uporabi drevo odločanja, da se določijo vse možnosti, povezane s kombinacijo izbranih projektov. Sledite povezavi na koncu tega članka za primer drevesa odločanja o projektu.
Najprej navedite vsak projekt, skupaj z njegovimi skupnimi stroški in zahtevami za zaposlene, tehnologijo in druge vire. Nato izločite projekte, ki dosežejo najvišje rezultate glede na vaše prednostne naloge, nato pa izberite portfelj projektov, ki jih želite pregledati. Ne pozabite, da morajo biti skupne potrebe po virih vseh izbranih projektov manjše od vaše skupne zmogljivosti virov. Z uvedbo novih potencialnih projektov v vašo organizacijo in z dokončanjem tekočih projektov ponovno preučite proces portfelja projektov, da se odločite, kateri novi projekti si zaslužijo nove razpoložljive vire na podlagi posodobljenega seznama prednostnih nalog in zmogljivosti virov.
