Da bi bila komunikacija učinkovita, mora vsebovati sedem ključnih elementov. Komuniciranje občinstva ustno ali pisno. Občinstvo lahko sestavlja ena oseba ali tisoč. Kadar želite učinkovito posredovati sporočilo nekomu ali skupini ljudi, naj bo to govorjeno ali napisano, vključite te elemente v svoje sporočilo.
Struktura
Komunikacijski proces mora vsebovati dobro strukturo. Ta element komunikacije je sestavljen iz ustvarjanja odprtine, telesa in zapiranja za govore in črke. Odprtje informira občinstvo o temi, telo razloži in zaključi vse skupaj.
Jasnost
Drugi element v komunikacijskem procesu je jasnost. Sporočilo, ki ga daje govornik, mora biti jasno, da lahko občinstvo razume temo in njen namen.
Doslednost
Doslednost je tudi pomemben element komunikacije. Oseba, ki sporoča sporočilo, mora zagotoviti, da ne vsebuje nedoslednosti, ki bi poslušalcem povzročila zmedo.
Srednje
Medij se nanaša na način sporočanja sporočila. Sporočila se posredujejo na več načinov, vključno s pismi, telefonskimi klici, beležkami, govori, govorno pošto in televizijskimi oddajami. Izbira pravega medija za komunikacijo je ključnega pomena in ga je treba izbrati glede na proračun in namen. Pri izbiri medija določite najboljši in stroškovno najučinkovitejši način posredovanja sporočila.
Ustreznost
Drug pomemben vidik komunikacije je relevantnost. Ugotovite, ali je sporočilo, ki ga dajete, pomembno za občinstvo, ki ga prejme. Če gre za finančno statistiko, poskrbite, da bo občinstvo razumelo razmerja in podatke, ki jih predstavljate.
Prednost in trenutek
Občinstvo ne upošteva vedno celotnega sporočila, ampak se lahko spomni podrobnosti le od začetka in konca govora ali pogovora. Ta koncept se imenuje "primat in aktualnost". Ko komunicirate sporočilo, upoštevajte ta element. Ponudite najpomembnejše podrobnosti, ki bi jih občinstvo želelo razumeti na začetku in koncu sporočila.
Psihološko pravilo sedmega plus ali minus dva
Po mnenju Lee Hopkinsa, avtorja poslovne komunikacije, psihologi verjamejo, da ljudje ohranjajo informacije v svojih možganih v grozdih. Zaradi tega je bilo to pravilo ustvarjeno in navaja, da lahko ljudje kadarkoli zapomnijo le pet do devet informacij naenkrat. To se izračuna tako, da začnemo s sedmim in dodamo ali odštejemo dve.
