Vodja projekta redno sestane z internimi člani projektne skupine, da razpravlja o njenih trenutnih projektih. Poleg tega lahko vodja projekta poskrbi za srečanja z zainteresiranimi stranmi projekta, vodstvenimi delavci in strankami, da začne projekt in lahko organizira tekoča srečanja, ki zagotavljajo posodobitve njenih projektov in odgovarjajo na vprašanja o časovnih rokih in proračunih. Priprava na vsak projektni sestanek je ključnega pomena za koristno uporabo časa in udeležencev srečanja.
Povabite ustrezne posameznike na projektni sestanek. Določite cilje, ki jih morate doseči na sestanku na podlagi povabljenih. Če se srečate s člani projektne skupine, lahko določite cilje pridobivanja posodobitev statusa, reševanja notranjih vprašanj in da člani skupine med seboj izmenjujejo informacije o projektu. Če se srečate z zainteresiranimi stranmi v projektu, vodilnimi delavci in strankami, je vaš cilj zagotoviti splošne posodobitve mejnikov in odgovoriti na vprašanja.
Vabimo vas, da povabite udeležencev na dnevni red nekaj dni pred sestankom. Namesto, da bi se na srečanju izogibali žogici za presenečenje, vprašajte za vprašanja in teme razprave tistih, ki so povezani s projektom. To vam bo omogočilo čas, da pripravite in povabite druge, ki vam lahko pomagajo na srečanju. Predvidite, kaj bodo povabljeni želeli slišati in razpravljati o projektu. Na primer, če veste, da stranke želijo razpravljati o tržnih gradivih, dobite posodobitve od oddelka za komunikacije in na sestanek povabite predstavnika.
Ustvarite uradni dnevni red projektnega srečanja. Na vrhu strani navedite podrobnosti o sestanku, kot so ime sestanka, datum, čas, lokacija in številka konferenčnega klica. Navedite teme dnevnega reda, kot so status mejnikov projekta; status funkcionalnih poslovnih področij, kot so IT, trženje, pravni in drugi ustrezni oddelki; proračun projekta; Naslednji koraki; in vse teme, ki vam jih predlagajo drugi.
Pošlji vsem povabljenim povabilo na elektronsko srečanje in dnevni red. Vključite načrt projekta ali poročilo o stanju, ki bo spremljal vašo razpravo o statusu in časovnem razporedu. Povabilo pošljite čim prej in se seznanite z dnevnim redom in prilogami vsaj en do dva dni pred sejo. To bo omogočilo vašim povabljenim, da pregledajo dokumente in se vnaprej pripravijo.
Več dni pred sestankom preverite logistiko sestankov, kot so rezervacije konferenčnih sob in namestitev sobe. Preizkusite svojo številko konferenčnega klica in prijavo za spletne sestanke, če je to primerno, da zagotovite, da delajo in so lahko dostopni. Ker udeleženci verjetno delajo na več nalogah, ne želite izgubljati časa z napačnimi telefonskimi številkami in spletnimi povezavami.
