Upravljanje sprememb se osredotoča na spremembe, s katerimi se soočajo člani organizacije med prehodom, povezanim s poslovanjem. Za nemoteno izvedbo upravljanja sprememb je treba vzpostaviti orodja, procese in načrte za ublažitev morebitnih težav in pričakovanih težav. Bistven je projektni načrt za upravljanje sprememb. Brez načrta, ki bi zaposlenim pomagal pri prehodu na nove vloge, se bodo zaposleni počutili zmedeni in nepripravljeni, na splošno pa bi to lahko vplivalo na celotno poslovanje.
Imenovanje ekipe za upravljanje sprememb. To lahko vključuje člane vaše organizacije ali zunanje svetovalce, ki so seznanjeni s procesom upravljanja sprememb. Ta skupina mora vključevati vsaj osebo, ki pozna vsa področja vaše organizacije, kot tudi strokovnjaka za upravljanje sprememb. Ta skupina mora biti pripravljena pojasniti načrtovane spremembe organizacije, ublažiti težave, ki se pojavijo med prehodom, in določiti uspešnost prehoda, ko bo sprememba končana.
Analizirajte načrt, ki ga je vaše podjetje definiralo, da preide iz trenutne organizacijske strukture v načrtovano organizacijsko strukturo. Odločite se, koliko korakov potrebujete. Podjetje pogosto ne more iti neposredno iz ene organizacijske strukture v drugo; načrt je treba izvajati korak za korakom.
Vaše podjetje na primer želi preiti iz organizacije, ki je razdeljena po regijah na organizacijo, ki je razdeljena po oddelkih.V tem času vsaka lokalna pisarna vodi lastno trženje, prodajo in proizvodnjo. Cilj podjetja je razdeliti podjetje na tri celovite, integrirane oddelke: trženje, prodajo in proizvodnjo. Podjetje se lahko začne z integracijo trženja, ki mu sledi prodaja in proizvodnja. Ta postopen prehod je manj tvegan in manj prevladujoč kot prehod vseh treh oddelkov naenkrat.
Ustvarite celovit komunikacijski načrt. Ugotovite, kako so lahko vsi zaposleni v podjetju obveščeni o prihajajočih spremembah. Brez ustrezne komunikacije se zaposleni morda ne bodo zavedali sprememb in morda ne bodo ustrezno prehodili, če bo potrebno.
Ustvarite časovni okvir ključnih sprememb, ki se bodo pojavile med procesom upravljanja sprememb. To mora biti podrobno in mora vsebovati velike in majhne podrobnosti. Časovni okvir mora vključevati elemente, kot so:
- Sporočite nameravanim spremembam v organizaciji
- Spoznajte se s člani marketinške skupine in razložite, kako se bodo spremenile njihove odgovornosti
- Oblikovanje in namestitev nove pisarne za trženje zaposlenih
- Prehod na trženje zaposlenih na njihova nova delovna mesta (obdobje 3 dni)
- Spoznajte se s sodelavci, ki se ukvarjajo s trženjem, da bi postavili vprašanja
- Držite tedenske telekonference, da bi razpravljali o morebitnih težavah
Navedite morebitne težave in težave, ki se lahko pojavijo med postopkom spremembe. To vključuje nezadovoljstvo zaposlenih, zmedenost zaposlenih in zaustavitev vsakodnevnih delovnih procesov. Ustvarite načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih za vsako potencialno nazadovanje.
Vse informacije o upravljanju sprememb sestavite v poročilo, ki ga predstavite višji vodstveni ekipi svojega podjetja. Pripravite se na vprašanja ali predlagajte spremembe iz vodstvene ekipe. Bodite pripravljeni braniti svoje predloge in sprejeti dejstvo, da višje vodstvo ne sprejema vseh vaših načrtov upravljanja sprememb. Ko so potrebne spremembe, uredite projektni načrt upravljanja sprememb, da vključite vse revizije.
Razpravljajte o prihodnjih spremembah z vsako lokalno vodstveno ekipo v organizaciji po pridobitvi odobritve višjega vodstva, vendar preden se spremembe uradno izvajajo. Vsakemu direktorju predstavite poročilo o spremembah, ki bodo vplivale na njegov oddelek, da bo lahko pojasnil spremembe v svoji ekipi. Prosite vsakega direktorja, naj poroča o morebitnih pomislekih, ki so bili morda spregledani, tako da jih je mogoče obravnavati, načrt za upravljanje sprememb pa se lahko prilagodi ali spremeni, kot je potrebno.
Nasveti
-
Pripravite se na spremembe načrta upravljanja sprememb. Zlasti pri velikih organizacijskih spremembah se lahko pojavijo težave. Poskrbite, da imate načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih za vse spremembe z visokim tveganjem.
Opozorilo
Ne hitite s spremembo. Sprememba je lahko zelo koristna za organizacijo, vendar pa lahko prehitra sprememba ustrahuje in zmede zaposlene in druge zainteresirane strani.
