Vodenje evidenc o zalogi zagotovo ni eden izmed najbolj prijetnih delov vodenja izdelka. Zahteva težko ročno delo (dviganje, premikanje, štetje), papirje in veliko časa za računalnikom. Dobra novica je, da ko boste končno vzpostavili sistem za sledenje zalog, bo vaše podjetje postalo veliko bolj učinkovito. Boste lahko spremljali trende v prodaji in donose, boste vedeli, kdaj je idealen čas za naročanje ali izdelavo več izdelkov, in boste lahko sestavili vaše letne računovodske izkaze in povzetke hitreje.
Izračunajte svoje izdelke, da določite začetni inventar. Ko imate končne številke, najprej razvrstite svoj inventar po imenu izdelka, nato pa po drugih specifičnih lastnostih izdelkov, kot so barva, velikost, datum ali slog. Na primer, če imate vezene majice kot inventar, jih boste želeli kategorizirati po sporočilu na majici, nato po barvi, nato pa po velikosti. To vam olajša sledenje in iskanje inventarja, ki ga potrebujete.
V Microsoft Excelu ustvarite preglednico, če želite slediti inventarju, če imate v inventarju manj kot 10 vrst izdelkov. Ustvarite nov delovni list za vsak izdelek in začnite z navedbo začetnega števila inventarja. Od te točke naprej se vsak teden odštejejo vse prodaje vsakega izdelka, ki po podatkih vašega registra potekajo. Med prihodom dodajte nov inventar. Prilagodite skupni inventar, ko se vrne izdelek. Bodite pozorni na datum poleg vsakega vnosa.
Če imate več kot 10 vrst izdelkov v inventarju, namesto tega razmislite o vzpostavitvi baze podatkov o inventarju v Microsoft Accessu (oglejte si vire za povezavo do predlog, ki jih lahko uporabite). Predloge inventarja zbirke podatkov Microsoft Access so bolj privlačne, avtomatizirane in preproste za uporabo. Omogoča tudi tiskanje priročnih poročil o zalogah, s katerimi lahko sledite prodaji, dodatkom in povračilom zalog.
Če ste prodajalec na drobno, ki prodaja veliko različnih izdelkov, kupite programsko opremo za profesionalno upravljanje zalog, da se vključi v optični bralnik črtnih kod in register (-e) v vašo trgovino. To bo drago, vendar vredno stroškov, saj bo postalo ogromno in zamudno, če boste ročno posodobili bazo podatkov s toliko elementov, ki jih želite spremljati (glejte viri za predlog programske opreme za sledenje inventarja). Če ste trgovec na debelo, distributer ali proizvajalec, ki deluje samo z računi (brez neposredne prodaje strankam), lahko tudi spremljate svoj inventar s papirologijo računa.
Če ste prodajalec v trgovini, vsaj enkrat letno opravite ročni pregled zalog, da zagotovite, da se inventar na papirju ujema z inventarjem v trgovini. Zaradi krčenja (števila) se lahko številke drastično razlikujejo, če redno preverjanje inventarja ni izvedeno. Spremenite številke v vašem računalniškem sistemu, da odražajo krčenje.
Nasveti
-
Če imate zelo veliko trgovino, lahko najamete podjetje tretje osebe, ki bo prišlo in opravite ročno preverjanje inventarja. Običajno bodo opravljali svoje delo, potem ko bo trgovina zaprta in v noč. Čeprav je krčenje vsekakor problem za vsako podjetje, se lahko znesek, ki ga izgubite, odpiše, kar vam zagotavlja prihodnje davčne ugodnosti. To je še en razlog, zakaj je pomembno opraviti redno ročno preverjanje zalog, ko upravljate maloprodajo.
