Poslovna pisma uporabljamo skoraj vsak dan v naših transakcijah.Ali ste kdaj vzeli trenutek, da razmislite o opredelitvi poslovnega pisma? Ta vseprisotna oblika komunikacije ima veliko funkcij, ki jih vsak dan uporabljamo, vendar pogosto ne razmišljamo o njihovih posebnih konvencijah.
Nasveti
-
Poslovna pisma so formalna in se uporabljajo v poslovni korespondenci.
Opredelitev poslovnega pisma
Poslovno pismo je ena od mnogih vrst pisem. Gre preprosto za posebno vrsto uradnega pisma, ki ga pošiljatelji in prejemniki uporabljajo, da se med seboj ujemajo glede poslovnih transakcij, ki jih morda ne bi mogli izvesti ustno na učinkovit način. Poslovna pisma se lahko uporabljajo za komunikacijo med podjetji, med podjetji in strankami ter med strankami in podjetji. Obstaja nekaj pomembnih elementov, ki sestavljajo skupno obliko pisma. Kadar je navedeno v pismu, so to tisto, kar ga učinkovito označuje kot poslovno pismo.
Datum in naslov pošiljatelja
Vsako poslovno pismo ima edinstveno kakovost, da je prva vrstica črke datum. To označuje datum, ko je bilo pismo napisano ali ko je bilo pismo dokončano. Očitno ne sme biti datum, ko je prejemnik prejel pismo. Tik pod datumom pisma morate navesti naslov pošiljatelja. V tem delu ne bi smeli vključiti imena pošiljatelja. Za to bo pozneje. Včasih, ko tiskate pismo na uradnem pisemskem papirju za vaše podjetje, bo vaš naslov že vključen v glavo. V tem primeru navedite naslov pošiljatelja pod datumom. To bi bilo odveč.
Naslov prejemnika
Sledi naslov prejemnika. Če poznate ime prejemnika, navedite ime te osebe v njegov naslov. Vključite tudi ustrezen naslov za to osebo, kot so gospa, gospa, gospod, dr. In tako naprej. Ko napišete naslov prejemnika, morate vključiti državo. To je še posebej pomembno za mednarodna poslovna pisma. Ne pozabite uporabiti celotnega imena države in ne le prve črke. Če ne poznate imena prejemnika, se lahko na to osebo sklicujete z njegovim položajem v podjetju, na katerem dela, na primer »generalni direktor«, »direktor« in tako naprej. Vedno je varnejša stava, kot da predpostavljamo njegovo ime ali naslov, ko ga ne poznate dobro.
Pozdrav pisma
Po prejemnikovem naslovu dobite pozdrav. Seveda morate biti v skladu z imenom, ki ste ga uporabili za prejemnika na naslovu prejemnika. Lahko pride do nekakšnega konflikta glede tega, kakšen pozdrav naj uporabim, ko veš ime osebe. Ali se oseba nanaša na osebo kot "gospod" ali "gospa", ali pa na ime imenujete osebo? Najbolje je, da situacijo obravnavamo tako, kot bi jo obravnavali v resničnem življenju. Malo je verjetno, da bi bili na podlagi prvega imena z nikomer, ki ga osebno ne poznate. Torej, če poznate prejemnika in ga običajno imenujete po njenem imenu, potem je v redu, da uporabite njeno ime. V nasprotnem primeru je najbolje, da jo imenujemo »gospa«. Če tudi ne poznate spola osebe, uporabite »komu se lahko nanaša« kot pozdrav.
Telo in zaključek pisma
Telo naj bo napisano na formalni način. Vrstice morajo biti enojne, razen ko vstavite dvojni presledek med odstavki. Zadnji odstavek bi moral biti kratek povzetek tega, kar je bilo navedeno v pismu.
Če želite zapreti pismo, uporabite besedne zveze, kot so »Lep pozdrav« ali »Hvala« z vejico. Po zaprtju je treba narediti štiri vrstice, potem pa napisati ime pošiljatelja. Ta prostor je tisti, kjer boste podpisali podpis, ko ste ga natisnili.
