Veliko podjetij, ki niso na denarju, v svojih knjigah vodijo terjatve. To so zneski, ki jih kupci dolgujejo podjetju in se običajno pripoznajo kot prihodki v izkazu poslovnega izida. Ta proces je lahko izziv in pogosto se prejme denar, ki ga ni mogoče zlahka uporabiti za račun stranke. Postopki na tem področju opredeljujejo tehnike, s katerimi bi bilo to delo bolj racionalno in manj dolgotrajno.
Postopek 1: Depozitni skladi
Vpišite vse prejete čeke in denarna sredstva, tudi če jih ni mogoče identificirati s strankami v sistemu terjatev. Tudi plačila s kreditnimi karticami nemudoma obdelajte. V potrdilo o deponiranju lahko zapišete, da je bil neidentificiran pregled dokumentiran. Kopije depozitnih listkov so običajno na voljo na spletu, ne pa tudi na depozitnih postavkah. Izdelajte kopije predmetov, ki jih ni mogoče takoj prepoznati, in jih shranite po datumu prejema.
Postopek 2: Raziskave
Dvignite datoteko z najstarejšimi predmeti in najprej delajte z njimi. Poskusite najti podobna imena v sistemu; ime stranke bi lahko bilo napačno. Iščete lahko v vseh odprtih računih, ki ustrezajo znesku plačila ali kakšni drugi podrobnosti o plačilu. Nekateri računovodski oddelki imajo datoteke o neidentificiranih predmetih, ki so bili rešeni, tako da, če prejmete še en ček od iste stranke, vam ni treba izgubljati časa z identifikacijskimi težavami.
Postopek 3: Obrnite se na oddelek prodaje
Obrnite se na zaposlene v prodajnem oddelku in se pozanimajte o plačilih, ki jih v sistemu ne morete ujemati. Ker terjatve izvirajo iz prodajnega oddelka, se bodo prodajalci verjetno spomnili prodaje in vam lahko ponudili nekaj koristnih informacij.Denar bi lahko bil za predplačilo za prodajo, ki še ni priznana, in če je tako, mora prodajna služba ustvariti terjatve v sistemu. Če ugotovite, da so bila prejeta sredstva za prodajo, ki ni povezana s prodajnim oddelkom, o tem obvestite pristojni oddelek in vodjo računovodstva.
Postopek 4: Posebni račun
Ustvarite poseben račun glavne knjige, ki bo uporabljen za neznane terjatve. Ta račun se pogosto oblikuje kot obveznost s kreditnim saldom. Ko prejmete neznano plačilo, bremenite denar in knjižite neidentificiran račun za terjatve. Ko ugotovite, na katero stranko boste uporabili denar, lahko spremenite vnos v dnevnik in vnesete podatke v modul za sprejem. Druga možnost je, da uporabite kreditno obvestilo za poplačilo terjatev in da izničite obveznost.
Postopek 5: Kontaktirajte stranko
Če v prodajnem oddelku ni mogoče najti terjatve, je treba stopiti v stik s stranko in poskušati dobiti podrobnosti o prodaji. Včasih lahko lastnik malega podjetja uporabi svoje ime za prodajo, vendar plača poslovni pregled, ki ga ni mogoče primerjati z nobenim računom. Če telefonska številka ni v preverjanju, boste morda morali uporabiti internet, da najdete kontaktne podatke. Pri pogovoru s stranko se prepričajte, da imate pred seboj ček ali kopijo čeka, ki vam omogoča, da podate čim več informacij.
Postopek 6: Nova terjatev
Če po razumnem času še vedno ne najdete stranke v vašem sistemu, prosite nadzornika za dovoljenje, da v sistemu ustvari novo terjatev, dodajte opombo o situaciji in preverite ta novi račun. Odvisno od zneska čeka ni vredno porabiti več kot eno uro, da bi sredstva uporabili na ustreznem računu. Če imate preveč teh predmetov, se srečajte z osebjem prodajnega oddelka, da ugotovite, kaj je v ozadju te težave, in poskusite to popraviti.
