Poročilo o številu zaposlenih, ki se včasih imenuje popis zaposlenih, vsebuje informacije o zaposlenih za enega samega delodajalca. Informacije se lahko razvrstijo glede na status zaposlitve, kar pomeni aktivne ali neaktivne zaposlene, ali po značilnostih, kot so rasa, spol, starost, plače ali status veterana. Informacijski sistemi za človeške vire ali HRIS običajno vsebujejo aplikacije, ki delodajalcem omogočajo ustvarjanje poročil na podlagi poljubnega števila spremenljivk. Zmožnost delodajalca za ustvarjanje poročil poenostavlja funkcije in naloge načrtovanja človeških virov.
Razvrstitev zaposlenih
Poročila o številu zaposlenih so še posebej koristna pri pregledu klasifikacije zaposlenih. Klasifikacija zaposlenih se nanaša na to, ali se delavci štejejo za oproščene ali oproščene delavce. Oproščeni delavci izpolnjujejo določena merila v skladu z Zakonom o poštenih delovnih standardih za oprostitev plačila nadurnega dela. Neizvzeti delavci so delavci, ki običajno izvajajo ročno ali rutinsko delo; upravičeni so do nadomestila za nadurno delo za delo, ki traja več kot 40 ur v vsakem delovnem tednu. Poročilo o številu zaposlenih je koristno za analizo nazivov delovnih mest in položajev, ki jih pokrivajo zvezna in državno izvzeta ali neobdavčena pravila.
Enaka priložnost za zaposlene
Komisija za enake možnosti za zaposlovanje (US Equal Employment Opportunity Commission - EEOC) zahteva, da nekateri delodajalci na spletu predložijo letno poročilo EEO-1. Zvezna vlada uporablja statistiko EEO-1 za namene raziskav in identifikacije v zvezi z ameriško delovno silo; EEO-1 teh informacij ne uporablja za prepoznavanje posebnih zaposlenih. Namesto tega informacije o zaposlenih v poročilu o delovni sili delodajalca postanejo skupni podatki o raziskavi EEO-1. Delodajalci poročajo podatke o svoji delovni sili glede na skupno število zaposlenih za vsako delovno mesto ali delovno mesto, raso in spol. Poročilo o številu zaposlenih pri delodajalcih olajša izpolnjevanje obveznosti do zvezne vlade pri poročanju podatkov EEO-1.
Nadomestila in dajatve
Poročila o številu zaposlenih se zahtevajo kot del raziskovanja o nadomestilu ali ko delodajalec razmišlja o spremembi strukture nadomestil in prejemkov organizacije. Strokovnjaki za nadomestila ustvarjajo poročila o številu zaposlenih na podlagi dejanskih plač in plač ali pripravljajo poročila na podlagi hipotetičnih scenarijev za določitev ustreznega povišanja plač in plač. Projiciranje učinka, ki ga imajo povečani stroški za stroške na organizacijske proračune, je še ena od možnosti za poročanje o številu zaposlenih. Longitudinalne spremembe v premijah za zdravstveno zavarovanje in stroški, povezani z zaslužki zaposlencev, se lahko zajamejo z ustvarjanjem različnih različic poročila o številu zaposlenih.
Načrtovanje delovne sile
Načrtovanje človeških virov vključuje določanje ravni podpore kadrovskim potrebam za zaposlene. Osnova za zaposlenega je število aktivnih zaposlenih v organizaciji - ponavadi po mestu, delovnem mestu, oddelku ali drugih podobnih identifikatorjih. Najboljše prakse na področju človeških virov kažejo na enega kadra na 100 zaposlenih. Poročilo o številu zaposlenih tako pomaga upravljavcem kadrovskih storitev oceniti kadrovske potrebe za ustrezno raven storitev za zaposlene v organizaciji. Poleg tega v poročilih o številu zaposlenih določajo kadrovske potrebe oddelkov. Primerjava meritev produktivnosti s podatki o zaposlenih v podjetju napoveduje, ali lahko zaposleni izpolnjujejo poslovne potrebe.
