Dovoljenje zaposlenim za nakup brez smernic lahko poveča stroške in zmanjša stopnje dobička. Modro nakupovanje se začne z nakupom prave količine in kakovosti artiklov po najugodnejši ceni, nato pa se ustvari postopek, ki omogoča spremljanje nabavnega procesa. Uporaba proračuna in vzpostavitev standardnega postopka pregleda lahko razkrijejo tržne trende, da bi izkoristili in oblikovali cenovne strukture, ki bi jih sicer lahko spregledali.
Priprava
Napišite seznam, v katerem so opisani vsi materiali in predmeti, ki jih mora podjetje kupiti. Skupaj združite podobne postavke in vsaki skupini dodelite ustrezen naslov. Na primer, predmeti, kot so pisala, zakonite blazinice in kopirni papir, bi šli pod naslov "Pisarniške potrebščine". Kava, čaj, skodelice in plastične žlice so lahko naštete pod "Kuhinjski pripomočki". Predmeti, kot so registratorji, DVD-ji in DVD-ji, bi lahko šli pod naslov "Pakiranje".
Določite vse oddelke ali področja v podjetju, ki bodo kupovali zaloge in dokumentirali skupine izdelkov, od katerih bo vsako področje kupilo. Na primer, oddelek za trženje bi morda kupoval naslove "Pakiranje" in "Pisarniške potrebščine". Upravno osebje je lahko edini, ki kupuje "kuhinjske pripomočke", vendar bo kupilo tudi "pisarniške potrebščine".
Načrtujte nakupni proračun za vsak oddelek z uporabo letnega proračuna podjetja kot izhodišče. Za vsak nakup oddelka določite mesečni proračun - to lahko vključuje sodelovanje vsakega vodje oddelka za končno odobritev.
Zberite informacije o prodajalcu, kot so ime podjetja, naslov, telefonske številke, kontaktno osebo in številko računa vašega podjetja. Vsak izdelek, ki ste ga kupili, povežite z določenim prodajalcem ali prodajalcem. To je pametno imeti seznam prodajalca za vsako postavko, ki je tri globoko, tako da, če je prednostni prodajalec je na zalogi, obstajajo back-up prodajalci iti. Če kupite več ponudnikov, preprečite zamude pri naročanju. To je še posebej pomembno v podjetjih, kjer je treba naročiti in pravočasno prejeti dele ali druge predmete, da se izpolnijo roki.
Vzpostavite odnose s prodajalci, da se pogajate o cenah in upravljate posebna naročila. Imenovani prodajni zastopnik v podjetju prodajalca lahko sprejme in pospeši naročila v sili ali kratke proizvodne čase.
Postopki pisanja
Napišite postopek po korakih, ki ga mora vsak oddelek upoštevati pri nakupih. Razmislite, kako boste zahtevali, odobrili, naročili, prejeli, dostavili in plačali nakup. Razmislite o vzpostavitvi zgornjih mej nakupa za različne ravni zaposlenih in osebja. Vključite postopke za ad hoc nakupe, možnosti plačila in nakupe, ki lahko zahtevajo odziv drugih oddelkov. Na primer, nakup novih računalnikov s strani upravnega oddelka bo zahteval, da je oddelek za informacijsko tehnologijo vključen in vložen pri nakupu namestitvenih elementov, kot so kabli, modemi in usmerjevalniki.
Oblikovanje postopnega postopka za upravljanje papirja v procesu nabave. Glede na potrebe podjetja se lahko zahteva elektronski nakupni postopek namesto papirnega.
Oblikujte obrazce, ki jih potrebujete za vsak nakup ali kupite standardne pogodbene obrazce od prodajalca pisarniške opreme. Obrazci lahko vključujejo obrazec za zahtevo za nakup, ki ima prostor za avtorizacijo, obrazec za naročilo, ki ga pošlje prodajalcu, obrazec za prejemanje predmetov v glavnem skladišču in drug, ki priznava dostavo oddelku, ki zahteva.
Oblikujte postopek za upravljanje pritožb in odgovornosti, pregled odnosov z dobavitelji in struktur popustov, spremljanje nabavnih proračunov ter pregledovanje in izboljšanje postopka nakupa. Spreminjanje in spreminjanje nakupnega procesa lahko prinese boljše donose, če se obrnete na metodičen način. Četrtletni in letni pregledi bi lahko povečali donos podjetja.
Ustvarite priročnik o nabavnih postopkih, v katerem je opisano vodilo po korakih za zaposlene. Priročnik bi moral vsebovati jasne korake, ki jih mora upoštevati vsak uslužbenec, da zaprosi, pridobi dovoljenje in naroči naročilo. Prav tako bi moral identificirati tiste, ki bodo upravljali proces in so pooblaščeni za odobritev nakupa, kot tudi odobren seznam prodajalcev in seznam obrazcev, ki prikazuje fizično lokacijo obrazcev ali tam, kjer se nahajajo v računalniškem omrežju podjetja.
