Sistemi in postopki so ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja. Michael Gerber pravi, da je poslovni svetovalec in avtor najboljšega poslovnega vodnika "The E-Myth", podjetja, ki temeljijo na sistemih, prihranijo čas, povzročajo manj stresa in ustvarjajo več denarja kot podjetja, ki jih poganja beseda in navodila lastnika. Ustvarjanje pisarniških postopkov je vaja v logiki in organizaciji, ki jo najbolje izvajamo po korakih.
Določite obseg postopka, natančno kaj naj bi postopek dosegel. Bodite razumno podrobni, vendar ne tako obremenjujoči. Na primer, potrebujete postopek za ravnanje z vhodno pošto, ki se razlikuje od postopka za obdelavo odhodne pošte. Za neželeno pošto, račune, revije in osebno pošto ne potrebujete drugačnega postopka. Te podkategorije se lahko vključijo v isto splošno postavko.
Določite, kdo je odgovoren za zagotovitev, da je postopek opravljen, vključno z roki ali časovnimi vrsticami, povezanimi s procesom. Odgovorna oseba tega ne mora storiti osebno, vendar mora pri pooblaščencu preveriti izpolnjevanje in preveriti kakovost. Ta definicija je najbolje pripisati naslovu in ne osebi, čeprav veste, kdo bo opravil to nalogo.
Navedite posamezne naloge, ki so del tega procesa. Postavite jih v časovnem zaporedju.
Napišite opis vsake naloge, vključno z razumnimi roki, potrebnimi orodji in potrebnimi osnovnimi ukrepi. Vključite »stanje zaključka« - kakšna je naloga, ko je končana. Stanje zaključka je ključnega pomena za pregledovanje dela in ocenjevanje uspešnosti zaposlenih.
Zapišite si posledice, če ne izpolnite naloge v danem časovnem okviru. To vključuje disciplinske ukrepe za zaposlenega in načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih, ki izhajajo iz napake.
