Racionalizacija postopka javnega naročanja zahteva ustvarjanje posebnih nabavnih korakov, da se zmanjša čas med trenutkom, ko oseba zahteva postavko in ko jo prejme. Na podlagi vašega trenutnega postopka nakupovanja lahko poenostavite svoj sistem tako, da spremenite, kdo je vpleten, odobrite več naročniškega organa in vzpostavite posebne politike prodajalcev.
Prepoznajte slabosti
Prvi korak pri racionalizaciji postopka javnega naročanja je ugotoviti, zakaj želite to storiti. Morda ste preveč porabili. Vaši zaposleni so lahko manj produktivni, ker morajo počakati na opremo, ki jo potrebujejo. Vaše stranke so morda nezadovoljne, ker materialov ne morete dobiti dovolj hitro, da bi izpolnili naročila. Vaše oblike ali celo pomanjkanje učinkovite dokumentacije lahko povzročajo ozka grla. Ko ugotovite, kakšne so vaše težave pri nakupu, lahko pregledate svoj postopek in ugotovite, kaj povzroča težavo.
Centralizirajte ali decentralizirajte
Eden od načinov za racionalizacijo nakupnega procesa je centralizacija z eno osebo ali oddelek. Namesto da bi se uslužbenec obrnil na svojega vodjo oddelka, ki nato obišče glavnega operaterja, ki nato gre pri finančnem direktorju, omogoči zaposlenim, da zahtevke pošljejo neposredno enemu naročniku. To lahko skrajša čas, potreben za odobritev nakupov, ker je za časovno trajanje odgovorna ena oseba.
Če že imate takšen centraliziran nakupni postopek, je to morda vaš problem. To se lahko zgodi, ko je nabavni zastopnik preobremenjen z zahtevami, ki jih mora raziskati. Če je tako, razmislite, ali naj vodje oddelkov najprej odobrijo nakupe, ki jih nato predložijo finančnemu oddelku. Če želite kar najbolje izkoristiti tovrstne sisteme, ustvarite datum, ki ga morate plačati za vse vaše obrazce, da zagotovite, da vsi udeleženci vedo, kdaj je naročilo zapadlo in vedo, da bodo odgovorni.
Povečajte organ za nabavo
Druga metoda za racionalizacijo nabave je, da več delavcev dobi pooblastilo za nakup. To lahko privede do prevelike porabe, če ne določite posebnih parametrov, kot je, kakšno blago in storitve lahko kupi določen delavec, omejitev zneska nakupov, ki jih lahko opravi, in prodajalce, ki jih lahko uporabi. Razmislite o tem, da lahko zaposleni dobite pooblastila za manjše nakupe, zlasti redne, ki so običajno odobreni, kot na primer pisarniški material. Če lahko posamezni zaposleni nadzorujejo uporabo kreditnih kartic podjetja, izdajte kartice članom osebja z organom, ki kupuje, kar jim omogoča, da opravijo spletno, opeko in malto ali telefon, ne da bi morali zahtevati ček ali nakup kreditne kartice iz računovodstva. Ustvarite stroga pravila podjetja za uporabo kreditnih kartic podjetja.
Predhodno odobri dobavitelje
Če morajo uslužbenci raziskati in potrditi prodajalce vsakič, ko opravijo nakup, ustvarite seznam odobrenih prodajalcev, ki jih lahko uporabijo. To vam zagotavlja, da delate z dobavitelji, ki jih poznate, in lahko ustvarite nakup, ki lahko vodi do popustov prodajalcem. Z odobrenimi prodajalci nastavite nakupovalni sistem, tako da vam pri vsakem nakupu zaposlenega ne bo treba izvajati poročila o kreditu. Podajte prodajalcem seznam zaposlenih, ki lahko kupujejo, ali uporabite kodo podjetja, ki jo kupite za izbrane zaposlene. Zahteva za obrazec za predlog ali predlogo, ki jo lahko vaši zaposleni uporabijo, ko potrebujejo več ponudb za delovno mesto, bo poenostavila postopek z odpravo potrebe, da člani osebja ustvarijo dokumente za ponudbe.
Izboljšajte načrtovanje nakupov
Če vnaprej veste, da morate kupiti določeno blago in zaloge, načrtujte te nakupe v počasnem času v vašem podjetju, vnaprej. To lahko pomaga zmanjšati izgubo nakupov v morju papirjev, ki zahteva poizvedbe na oddelku in pospešene zahteve. Vaši vodje oddelkov morajo predložiti četrtletne zahteve za nakup, vključno z datumi dobave, in naj vaš agent za nabave ustvari koledar za nakupe.
