Učinkovita uporaba komunikacije lahko povzroči ali razbije vaše podjetje, zlasti če ste v položaju, ki se neposredno ukvarja s strankami. PacificTel priporoča, da obravnavate telefonske pogovore, ne glede na to, ali gre za osebne ali poklicne klice, kot da bi bili osebni sestanki, s katerimi boste zagotovili, da boste stranke pustili dober vtis o vas in vašem podjetju.
Naredite svoj vljudni pozdrav in navedite svoje ime. Če ste prejemnik klica, poskusite telefon odgovoriti s klicem »Pozdravljeni. To je Jane Doe, "namesto preprostega" Pozdravljeni ". Če ste začeli klic, navedite namen vašega klica vnaprej.
Sprejemnik ali mikrofon držite blizu ust, govorite z običajnim tonom in jasno izgovorite svoje besede. Ne predvidevajte, da je oseba na drugem koncu telefona tako jasna kot vi. Naredite vse, kar lahko, da zagotovite, da je to, kar pravite, lahko razumljivo.
Izberite mirno okolje za klic. Če na primer sodelavci govorijo glasno, se oprostite klicalcu in prosite svoje sodelavce, da vam omogočijo zasebnost za izvedbo klica ali iskanje druge lokacije. Če govorite na mobilni telefon, sedite in se osredotočite na klic. Če se premikate, lahko ustvarite zvoke, ki lahko utišajo vaše besede. Če ste v vetrovnem okolju, stopite noter in končajte klic ali ga prestavite za drug čas. Veter, ki piha proti mikrofonu, lahko pokliče zelo težko slišati.
Naj se drugi in poznejši klici po možnosti premaknejo na glasovno pošto. Hranite druge klice - če morate na njih odgovoriti - kratek. Univerza Southern Illinois priporoča, da najprej vprašate klicatelja, če jo lahko postavite na čakanje, da bi lahko opravili nov klic, nato pa preverite vsakih 15 do 30 sekund ali dokler ne zaključite drugega klica.
Omogočite jasna in jedrnata sporočila, če morate pustiti sporočilo na glasovni pošti. Navedite svoje ime, namen klica in ali boste poklicali nazaj. Če zahtevate povratni klic, pustite svojo telefonsko številko, vključno z območno kodo, in ponovite številko, da se prepričate, da je jasno.
Nasveti
-
Klicatelja ne izpostavljajte osebnim zvokom. Izogibajte se žvečenju gumija ali jesti med pogovorom po telefonu in vedno pokrijte telefon in obrnite glavo, če morate kašljati ali kihati.
Opozorilo
Nacionalna uprava za varnost v cestnem prometu poroča, da je skoraj skoraj 1000 ljudi umrlo, v letu 2009 pa je bilo 24.000 poškodovanih zaradi prometnih nesreč, ki vključujejo uporabo mobilnega telefona. Med vožnjo izklopite telefon ali uporabite prostoročno možnost in nikoli ne pošiljajte ali berete besedilnih sporočil med vožnjo.
