Poslovna poročila so pogosto postavljena v trajno plastično vezavo ali vezana z uporabo spiralne ali grebenske vezave, da se zagotovi, da bodo imeli več bralcev. Oblika poročila, ki jo poslovneži uporabljajo za vezana poročila, se imenuje »rokopisna oblika«. Poročilo v obliki rokopisa vsebuje več razdelkov: naslovno stran, pošiljateljsko pismo, vsebino, povzetek, uvod, ozadje problema ali situacije, razpravo, rešitev, zaključek, navedeno delo in dodatki.
Poročilo začnite tako, da ustvarite naslovno stran. Naslovno stran lahko oblikujete na več različnih načinov, vendar mora vsebovati naslov poročila, ime avtorja, ime prejemnika in datum.
Ustvarite črko prenosa. Čeprav ima poročilo lahko več prejemnikov, je pismo o prenosu naslovljeno na vodjo odbora ali na najvišjo osebo. Pismo o prenosu uvaja nalogo in zajema glavne točke. To je vnaprejšnji povzetek za prejemnika poročila.
Napišite besedilo poročila, začenši z uvodom. V uvodu je opisan namen poročila, problem, o katerem razpravljamo, in obseg problema. Na primer, če je tema poročila pomanjkanje parkiranja na delovnem mestu, bi opisali problem parkiranja, razlog, zakaj mora vaše podjetje rešiti problem in katera parkirna mesta razpravljate.
Ustvarite razdelek, imenovan ozadje in namen, ki bo obravnaval vse pomembne osnovne informacije. Prejemnik poročila je morda že seznanjen s temi informacijami, vendar bo vključeval tudi to, da bo preostalemu odboru podan temeljit pregled in prikazano vaše znanje o temi. Za primer parkiranja bi lahko razpravljali o tem, da so bili loti ustrezni, ko ste začeli, vendar so se od združitve v letu 2004 novi zaposleni imeli težave pri iskanju parkiranja.
Napišite del, ki obravnava različne rešitve problema. Vodstvo bo želelo biti obveščeno o vseh možnih rešitvah ali o vseh možnih vzrokih v primeru analitičnega poročila. Vsako rešitev ali vzrok podrobno pokrijte in predložite dokaze za vsako.
Opišite najboljšo rešitev ali najverjetnejši vzrok. Če zagovarjate rešitev, zagotovite proračun in časovni okvir za rešitev, tako da ima vodstvo jasno sliko o vsem denarju in delu, ki je vključeno v izvajanje rešitve. Če opisujete najverjetnejši vzrok, razložite, kaj lahko povzroči vzrok.
Napišite zaključek, ki povzema poročilo, in ponavlja, da je treba izvesti najboljšo rešitev ali obravnavati najverjetnejši vzrok. Navedite informacije o ukrepih, kot so ustrezni datumi za sestanek, da bi glasovali o rešitvi ali drugih informacijah o sestanku.
Ustvarite oddelek, v katerem so navedeni vsi vaši viri. To bo vodstvu omogočilo, da prebere več o težavi ali preveri vaša dejstva.
Vse dodatke, na primer kopijo ankete ali podrobno shemo, postavite na konec poročila.
Ustvarite povzetek po tem, ko je telo poročila napisano. Nato postavite povzetek neposredno za kazalo vsebine v poročilu. Povzetek naj bi bil približno 1/10 dolžine telesa poročila in bi moral biti celovit pregled celotnega poročila. Namen povzetka je zagotoviti temeljit povzetek celotnega poročila za odbor.
Napiřite kazalo nazadnje, vendar ga postavite za pismo o prenosu. Ko končate z delom poročila, vtipkajte vse glavne naslove in podštevilke in jih postavite na kazalo vsebine skupaj s številko strani.
Povežite poročilo. Če se bo vaše poročilo prebralo le enkrat ali dvakrat, bo prozorni plastični pokrov z drsnim trakom videti profesionalen in dovolj trajen za nekaj uporab. Če mora biti vaše poročilo trajnejše, ga odnesite v trgovino s kopijami in prosimo, da jo povežete. Kopirnica lahko na poročilo predloži visokokakovosten plastični pokrov in na njega vstavi vez. Gumijasto vezivo je primerna, poceni možnost, toda spiralna vezava bo najbolj vzdržljiva in privlačna izbira za samo nekaj dolarjev več.
