Kot visoki častnik je treba podpolkovnika obravnavati s spoštovanjem in dostojanstvom. Ko pišete pismo podpolku, morate pismo napisati v skladu s smernicami za oblikovanje poslov in se prepričajte, da ohranite profesionalen in spoštljiv ton. Prepričajte se, da ste v glavi pisma vključili osnovne informacije, kot so kontaktni podatki in datum, ter na koncu pisma ustrezen pozdrav, na primer »S spoštovanjem«.
Začnite pismo tako, da se podpolkovniku obrnete kot "Dragi polkovnik", nato pa vstavite priimek podpolkovnika.
Napišite besedilo pisma. Začnite z uvodom, ki navaja razlog vašega stika in se od tam začenja širiti.
Vnesite druge odstavke pisma, kot je potrebno, da sporočite sporočilo, ki ga poskušate dobiti, podpolkovniku.
Črko s »S spoštovanjem« končajte s podpisom in natisnjenim imenom pod njim.
Napiši na ovojnico pisma, "polkovnik polkovnik," nato polno ime polkovnika. Vpišite naslov na ovojnico, kot bi napisali katero koli drugo črko.
