Projektno vodenje se na splošno nanaša na procese in s tem povezane dejavnosti načrtovanja, organiziranja in nadzora sredstev za doseganje specifičnih ciljev. Projekti so običajno omejeni z dejavniki, kot so obseg, proračun in čas, ki zahtevajo, da funkcija vodenja projekta optimizira dodeljevanje sredstev in jih ustrezno vključi v premagovanje teh omejitev in doseganje vnaprej določenih ciljev. Upravljanje projektnih aktivnosti se lahko obravnava kot zaporedje korakov, ki jih je treba izvesti, v skladu s petimi fazami, ki opredeljujejo življenjski cikel projekta.
Začetek
Začetek projekta zažene življenjski cikel projekta in vključuje sestavo skupine, ki jo vodi vodja projekta in zagotavlja pregled projekta. Pregled običajno vključuje opredelitev razloga za projekt, poslovnih ciljev in strategije za doseganje želenih rezultatov. Poleg tega so navedeni predhodni obseg, predlog proračuna, mejniki in datum zaključka. Ta faza se običajno nanaša na višje vodstvene delavce, ki na podlagi študije izvedljivosti oblikujejo poslovni primer projekta in razvijejo projektno listino, ki določa vizijo projekta, obseg, pričakovanja in izvedbeni načrt.
Načrtovanje
Načrtovanje vključuje načrtovanje vseh potrebnih nalog za dokončanje projekta in zagotavljanje realističnih datumov zaključka naloge. Faza načrtovanja pogosto vključuje oblikovanje načrta za vodenje projekta, ki bo vodil ekipo. PMP podaja podrobno razčlenitev zahtevanih znanj in spretnosti, ocene tveganja, ne-delovne sile in mejnike za vsako nalogo. Opredeljuje zainteresirane strani in opredeljuje merila, ki so potrebna za uspešno dokončanje vsake naloge - kako in kdaj se bodo izvajale dejavnosti, postopki, ki jih je treba upoštevati, poročanje o pogostosti in komunikacijskih kanalih.
Izvajanje
V fazi izvajanja se načrtovana rešitev izvaja v skladu z zahtevami projekta. Projektna skupina in potrebna sredstva se zberejo in uporabijo za ustvarjanje želenih rezultatov projekta. To je ponavljajoča se faza, ki vključuje odpravljanje težav, testiranje in preglede, da bi izpolnili določen sklop zahtev za izdelke. Vodja projekta nadzoruje pravilno razporejanje sredstev, da projekt ostane v načrtu. Prav tako vzdržuje komunikacijo z notranjimi in zunanjimi deležniki - člani projektne skupine, vodilnimi delavci in prodajalci -, da bi razpravljali o statusu projekta.
Nadzor
Faza nadzora vključuje testiranje projekta in spremljanje, da se zagotovi, da je delo, ki se izvaja, skladno z načrtom in izpolnjuje pričakovanja zainteresiranih strani. Cilj je sprejem projekta s strani naročnika. Rezultati projekta se nenehno spremljajo in če pride do odstopanj ali če stranka zahteva določeno spremembo, se podatki vrnejo v procese izvajanja, tako da se izvedejo korektivni ukrepi. Ta faza se zaključi, ko naročnik odobri končne rezultate - končne rezultate projekta, ki izpolnjujejo predpisane standarde kakovosti, določene v načrtu.
Zaključek
Faza zaprtja običajno vključuje dokumentiranje projekta - postopek, ki se začne, ko izvajalec sprosti končne izdelke in ga stranka formalno sprejme. Vsi ustrezni materiali so predani, vključno s projektno dokumentacijo, priročniki in izvorno kodo. Dokončana je vsa administrativna naročila, ki so označena s podpisano pogodbeno dokumentacijo o sprejemu. Stranki je predloženo tudi uradno poročilo o pregledu projekta, ki opredeljuje in ocenjuje stopnjo uspešnosti projekta ter kritični pregled pridobljenih izkušenj.
