Poročilo po akciji (AAR) je odlično orodje za ocenjevanje timskih projektov po njihovem zaključku. Tovrstno poročilo je lahko zelo kratko ali precej dolgotrajno, odvisno od obsega in časovnega okvira projekta, ki ga analiziramo, ne glede na dolžino pa poročilo vedno služi istemu namenu: vrednotenje in izboljšanje.
Kaj je AAR?
Preprosto, to je način razmišljanja o projektu po njegovem zaključku. Izmenjava rezultatov vašega projekta, tako pozitivnega kot negativnega, lahko pomaga bodočim skupinam pri izpolnjevanju lastnih projektov in izogibanju pastem, s katerimi ste se srečali na poti. Cilj je maksimirati učenje iz svojega dela, da ne bi dvakrat naredili enakih napak. Vsak član ekipe mora prispevati k AAR; vsak glas šteje.
Kaj vključiti v AAR
V idealnem primeru bo skupina delala na AAR kot ekipa. Ko je projekt dokončan, naj se ekipa čim prej zbere, da bi pregledala, kaj se je zgodilo, kaj je šlo narobe in kaj bi se lahko izboljšalo. Tu je nekaj vprašanj, ki jih je treba zastaviti in odgovoriti za AAR:
- Kaj naj bi bil dosežen s tem projektom?
- Kaj je bilo dejansko doseženo?
- Zakaj obstajajo razlike?
- Kateri vidiki projekta delujejo?
- Kaj ni delovalo in zakaj?
- Kaj bi spremenili, če bi dobili drugo priložnost?
Prva tri vprašanja določajo, kaj se je dejansko zgodilo med izvajanjem projekta in zagotovilo, da se vsi člani skupine strinjajo. Zadnja tri vprašanja dajejo ekipi priložnost, da razmisli o vrednosti projekta in odloči, kaj potrebuje izboljšanje.
Primer AAR
Predstavljajmo si tričlansko ekipo v humani družbi, ki je bila zadolžena za začetek tedenskega e-poštnega glasila. Vzeli so tri mesece, da bi našli platformo, razvili ideje za vsebine in napisali prva dva glasila. Zdaj so se zbrali, da ocenijo projekt in napišejo AAR za svojega vodjo. To bo ekipi pomagalo, da oceni, ali naj se kakršne koli spremembe izvedejo naprej. To bo upravitelju dalo tudi idejo o statusu in uspehu projekta.
Povzetek projekta:
Imeli smo nalogo razvijati in uvajati tedensko e-novico za humano družbo. Ko smo raziskovali različne platforme za ustvarjanje vsebin in e-novice, smo izbrali X, ker je bil poceni, vendar je ustrezal našim potrebam. Naš začetni e-poštni seznam je sestavljen iz 5.000 imen, ki smo jih zbrali na prireditvi skupnosti letos.
Naredili smo seznam treh tem, ki jih bomo vsak teden pokrili v našem glasilu: Hišni ljubljenčki za posvojitev, Skrb za vaše hišne ljubljenčke in Pet Spotlight. Pod vsako temo bomo imeli kratko zgodbo in fotografije. Ker je osnovni namen glasila povečati stopnjo sprejetja, smo svoje teme prilagodili tem potrebam.
Napisali smo dva popolna glasila in ju poslali 5000 naročnikom na naš e-poštni seznam. V zadnjem tednu so se posvojitve povečale za 5 odstotkov, kar je neposreden rezultat.
Področja izboljšav
- Drugemu članu ekipe moramo dodeliti kopije za urejanje vsakega glasila, ker so bile napake zamujene.
- Želimo izboljšati kakovost fotografij in načrtovati vključitev kamere v naš proračun.
- Načrtujemo pripravo uradne raziskave za posvojitelje, da bi preverili, ali je glasilo vzrok za povečano posvojitev. Našo oceno smo temeljili samo na besedah.
Kot lahko vidite, je ta AAR precej kratka, vendar opisuje, kaj je bilo doseženo, pa tudi posebna področja za izboljšanje. To letno poročilo o dejavnostih bi bilo treba dati upravljavcu za poznejšo uporabo in pregled.
