Vaš manager vas je prosil, da raziščete tržni trend in pripravite poročilo za vaš oddelek, da bo vaše podjetje lahko oblikovalo strategijo za povečanje tržnega deleža in dobička. Na tej točki se morate odločiti, katero vrsto poročila želite napisati. Poznavanje razlik med formalnimi in neformalnimi poročili vam bo pomagalo izbrati pravilen slog.
Neformalno poročilo
Neformalna poročila so običajno notranja poročila in se lahko pošljejo drugim članom oddelka in vodjem oddelkov. Uporabljajo se tudi za poročila, ki bodo krožila po celotnem podjetju. Uporabljajo osebne zaimke in kontrakcije. Čeprav je poročilo lahko dolg več delov, je običajno veliko krajše od formalnega poročila. Stran vsebine ni vključena. Neformalna poročila se lahko celo oblikujejo kot beležka.
Neformalna struktura
Vaš uvod in zaključek sta vključena v besedilo poročila in ni povzetka. Po potrebi vključite zelo kratke naslove. V uvodu na kratko opišite problem, kaj ste naredili in svoj končni zaključek. Imate ciljno občinstvo, zato v svoji razpravi govorite neposredno z njimi. Navedite dejstva in ne okrasite podrobnosti, vendar se prepričajte, da je poročilo razumljivo. Spomnite bralca, kakšne so vaše ugotovitve. Vaše poročilo bo desno poravnano s pisavo od 10 do 12 točk. Vključite svoja priporočila in napredek, ki ste ga dosegli pri reševanju problema. Bodite pozitivni glede pričakovanj in priporočil.
Formalno poročilo
Če pišete poročilo za višje vodstvo ali za drugo organizacijo, boste potrebovali uradno poročilo. Formalna poročila se uporabljajo tudi za raziskovalne članke v visokem šolstvu. Formalna poročila so daljša in dobro raziskana. Formalna poročila so brezosebna, le redko uporabljajo osebne zaimke in kontrakcije.Povzetki se nahajajo na ločenih straneh in imajo običajno več naslovov. Pred uradnim poročilom je lahko tudi predlog. Vključite stran z vsebino, če je vaše poročilo daljše od petih strani. Morda bo potrebno spremno pismo ali beležka.
Formalna struktura
Vključite naslovnico, ki je podobna naslovnici knjige. Izvleček na kratko povzema problem, proces raziskovanja in končne zaključke na eni strani ali manj. Naslovna stran bo zajemala naslov poročila, osebo, ki je pripravila poročilo, datum izdajatelja in datum predložitve. Povzemite svojo začetno tezo ali namen študije in vključite vse podrobnosti, ki so potrebne, da vaše občinstvo popolnoma razume vprašanje. Vključite kazalo in seznam tabel in številk. Telo vašega poročila bo vključevalo uvod, pregled raziskave in končne zaključke in priporočila. Končajte poročilo s potrditvami, seznamom referenc, kjer ste našli svoje raziskave, in vsemi dodatki.
