Pomembne informacije o vašem podjetju, kot so spremembe pravilnika ali obvestila o prihajajočih sestankih, je treba sporočiti zaposlenim. Eden od načinov za pridobitev informacij je s pripravo beležke. Zapisi so preprosti dokumenti, ki zagotavljajo bistvene informacije. Svojim zaposlenim najprej povejo, od česa je zapisnik, kdo je naslovljen in o čem se ukvarjajo, nato pa sporočijo sporočilo v telesu beležke. Napišite vzorčno beležko, ki bo uporabila predlogo za prihodnje beležke.
Odprite nov dokument v urejevalniku besedil v računalniku. Vnesite »TO:« in vključite oklepaje ali kakšen drug kazalnik, da pokažete, da je treba v to polje vnesti ime osebe. Dvakrat pritisnite tipko Enter, da začnete novo vrstico. V drugo polje vnesite »FROM:« in vključite oklepaje, ki prikazujejo, da mora ime pošiljatelja iti na to polje. Dvakrat pritisnite tipko enter, da začnete novo vrstico, in vnesite "RE:" ali "SUBJECT:" in vključite oklepaje, ki označujejo, da je treba vsebino beležke izpolniti tukaj.
Dvakrat pritisnite tipko enter in s tipko za podčrtovanje naredite črto na celotni strani. To bo razlikovalo med uvodnim poljem zgoraj in pojasnjevalnim poljem - ali telesom beležke - ki bo napisano spodaj.
Pod črto, ustvarjeno v 3. koraku, napišite stavek ali dva, da pojasnite, da mora izdelovalec beležke uporabiti ta prostor za celotno razlago predmeta beležke.
Na koncu vzorčne opombe vnesite presledek, da bo izdelovalec podpisal svoje ime in zabeležil morebitne priloge beležke.
