Pritožbeno pismo služi kot stalna evidenca vaše pritožbe s posameznikom ali organizacijo. Dobro napisano pismo jasno navaja problem, s katerim ste naleteli pri določenem izdelku ali storitvi, in pričakovano resolucijo. Pri pisanju svojega pisma sprejmite miren in profesionalen ton. Izogibajte se vsakršnim grožnjam, nezaželenim rantam, sarkazmu ali neprimernemu jeziku. V večini primerov pišete pismo posamezniku, ki ni bil odgovoren za vašo težavo, vendar mu lahko pomaga pri reševanju.
Sporočite svoje pismo določeni osebi. Ne uporabljajte izraza "Spoštovani gospod" ali "Za katerega se lahko ukvarjate". Pokličite telefonsko centralo podjetja in prosite za ime in naziv ustreznega upravitelja. Potrdite pravilno črkovanje njenega imena. Če imena ne morete prepoznati, uporabite ustrezen naslov, kot je "Upravitelj storitev za stranke".
Za zapisovanje vseh podrobnosti, ki se nanašajo na vašo pritožbo, uporabite pero in papir ali osnutek programa za urejanje besedil. Vključite informacije, kot so ime in opis izdelka, številka naročila, blagovna znamka, številka modela, cena in datum nakupa. Fotokopirajte vse dokumente v zvezi z vašo pritožbo. Preberite vse informacije in zagotovite, da je vaša pritožba legitimna.
Začnite pismo na pozitivni opombi. Uporabite prvi odstavek za razpravo o nekaterih pozitivnih vidikih organizacije. Na primer, lahko navedete svojo zvestobo blagovni znamki ali kakršne koli posebne posle z osebjem podjetja. Na primer: "V preteklosti sem užival v obisku vaše trgovine. Mnogi prodajalci me pozdravijo po imenu in se izognejo, da zagotovim, da sem zadovoljna z nakupi."
Navedite vrsto pritožbe v drugem odstavku. Vključite vse podrobnosti, ki jih mora bralec vedeti, da bo lahko obdelal vašo pritožbo. Na primer: "V pogojih moje 30-dnevne garancije vrnem monitor, ki sem ga kupil 7. marca 2011, za 373,89 USD. V prilogi je fotokopija potrdila." Ne pošiljajte originalnih kopij potrdil ali drugih dokumentov.
Uporabite tretji odstavek, da jasno navedete svoja pričakovanja. Na primer: "Ker toaster ne deluje, kot je navedel proizvajalec, pričakujem popolno in takojšnjo vračilo 47,83 $ plus poštnino, ki sem jo plačal za vrnitev toasterja. Počakal bom štiri tedne za vaš odgovor. Če ne slišim od tebe, bom kontaktiral Better Business Bureau."
Nasveti
-
Vključite svoje ime, naslov, telefonsko številko in e-poštni naslov. Napišite kratke odstavke in hranite dolžino črke na eni strani. Vprašajte zaupnega prijatelja ali sorodnika, da prebere vaše pismo. Poleg preverjanja pravopisnih in slovničnih napak mora zagotoviti, da je ton pisma ustrezen.
