Pisanje izjav o projektu je bistvenega pomena za to, da se podjetje umakne. Izjave o projektu ali obsegu vsebujejo bistvene informacije, potrebne za sprejemanje pomembnih odločitev v celotnem prizadevanju. Projektne izjave se razdelijo članom projektne skupine in strankam, da se vsi na isti strani nanašajo na cilje, roke in stroške. Po navedbah Microsofta, skupaj z imeni in naslovi razvijalcev in strank, morajo projektne izjave vsebovati štiri specifične podatke: veljavnost projekta, cilje, izdelke in rezultate.
Začnite z izjavo o veljavnosti - ali utemeljitvijo. Vključite kvantitativne in kvalitativne podatke o tem, kako bo projekt izkoristil potrebo na odprtem trgu. Navedite, kako bo projekt ustrezal potrebam stranke. Upoštevajte tehnične vidike projekta in morebitna pravna vprašanja, ki jih morajo upoštevati skupina in stranka.
Napišite vse potrebne cilje projekta. Opredelite posebne stroške projekta in roke. Navedite vsak cilj projekta in pregledajte vse delo, ki je povezano z uspešnim izpolnjevanjem ciljev.
Poudarite glavni proizvod projekta. Določite razvoj izdelka. Označite vse ovire, ki jih pričakujete pri ustvarjanju, in kako premagati ovire. Opredelite vsa dodatna dela, potrebna za dokončanje projekta - na primer dodatne raziskave - in kako lahko projekt koristi z vmesniki z dodatnimi podvigi.
Opredelite rezultate. Napišite, kaj bo projekt - in izdelek - dosegel. Bodite natančni in podrobno predstavite vsako korist, ki bo služila strankam in odprtemu trgu na splošno.
