Microsoft opisuje koledar Outlook kot "komponento koledarja in razporeda, ki je v celoti integrirana z e-pošto, stiki in drugimi funkcijami", kar uporabniku omogoča ustvarjanje sestankov in dogodkov, organiziranje sestankov, ogled razporedov skupin in izvajanje drugih nalog. Outlook ponuja tudi zmožnosti zapisovanja, pregledovanje in brskanje po spletu, tretjim pa omogoča, da iz oddaljenih lokacij upravljajo podjetja in posamezne koledarje. Outlook je mogoče konfigurirati in sinhronizirati s PDA-jem ali pametnim telefonom posameznika, tako da lahko na poti delujejo in upravljajo koledarje.
Odprite Outlook s pomočjo osebnega računalnika, dlančnika ali naprave s pametnim telefonom. Outlook se odpre za prikaz nabiralnika, e-poštne aplikacije. Na levi strani zaslona je prikazan zavihek koledarja za dostop do aplikacije koledarja.
Kliknite zavihek koledarja, da prikažete osebno aplikacijo koledarja. Koledar bo pogosto prikazoval trenutni dan v tednu ali tedenskem povzetku, v katerem so navedeni vsi prejšnji vnosi ali sestanki za posameznika ali več posameznikov v podjetju.
Na vrhu zaslona poiščite gumb za dom in v spustnem meniju izberite nove elemente. Dogodek, ne glede na vrsto, je nov element in vsak nov dogodek je treba vnesti ločeno.
Če se dogodek dogaja ves dan, izberite kartico za celodnevni dogodek. Večina dogodkov bo imela čas začetka in konca. Ustvarilo se bo novo pojavno okno dogodka.
V polje za zadevo vnesite naslov predmeta. Zadeva je tisto, kar se prikaže v povzetku koledarja po ustvarjanju dogodka. Zagotoviti je treba tudi lokacijo za dogodek.
Kliknite ikono Možnosti, da drugim gledalcem v koledarju pokažete stanje dogodka. Indikatorji stanja so barvno označeni in vključujejo status Out of Office, zasedeno, brezplačno ali je stanje pogojno.
V spustnem meniju izberite začetni in končni čas dogodka. Če dogodek traja več dni, ga označite z začetnim in končnim časom, dogodek pa se bo prikazal v več dnevih v pregledu s povzetkom dan / teden / mesec koledarja.
Kliknite gumb Shrani, da shranite dodan dogodek in zaprete okno brskalnika. Dogodek bi moral biti prikazan v koledarju v pregledu povzetka dan / teden / mesec. Če se koledar nahaja v javni mapi, bodo lahko drugi dogodek videli tudi takoj, ko bo dodan.
Ponovite zgornje korake za vsak dogodek. Ne-povezane dogodke je treba dodati v koledar posebej. Z dvojnim klikom na datum v koledarskem dnevu Dan / Teden / Mesec boste imeli dostop do bližnjice do pojavnega okna dogodka dodatka.
