Memorandum o prenosu se v številnih panogah uporablja kot uradni dokument za sledenje premikom ljudi in stvari. Ta memorandum vsebuje nekatere zahtevane sestavne dele, ki si jih vsaka industrija deli. Vendar pa je dokument preoblikovan, da ustreza podjetju, ki ga uporablja.
Komponente
Memorandum o prenosu ima vedno pisem podjetja, ki je vložil zahtevo za prenos. Sporočilo navaja tudi drugo stranko, ki sodeluje pri prenosu. Preostali del dokumenta je napolnjen z opisi predmetov, ki se prenašajo, ali informacijami o osebi, ki zahteva prenos. Za zavarovalne namene imajo opombe o prenosu postavk tudi prostor za vrednotenje prenesenih predmetov.
Uporabe
Knjižnice uporabljajo memorandum o prenosu za pošiljanje in prejemanje knjig iz njihove zbirke prek medknjižničnih programov izposoje. Bolnišnice jih uporabljajo za beleženje prenosa bolnikov iz enega objekta v drugega. Celo vlade uporabljajo ta memorandum za prenos dokumentov in gradiv. Beležka ustvari dokaz na papirju prenosa in je lahko uporabna pozneje, če se predmeti izgubijo ali se ljudje poškodujejo.
Razlike
Največje razlike med prerazporeditvami za ljudi in predmete so količine informacij, ki se zahtevajo od vsakega. Bolnišnice in univerze potrebujejo strani z informacijami, ki vključujejo medicinsko ali akademsko zgodovino osebe. Zapisi vsebujejo opise, vrednotenja in zelo malo dodatnih informacij. Ljudje prenesejo zapiske tudi dolgotrajne razlage, zakaj je prenos potreben. Pacienti s prenosom imajo tukaj več informacij kot študenti.
Premisleki
Kadar se uporabljajo, je memorandum o prenosu zahtevan dokument, ki ga je treba pripraviti na posebej oblikovanem papirju. Pogosto jih spremljajo drugi potrebni dokumenti, ki jih je treba izpolniti pred prenosom. Vključujejo potrdila o pristnosti, carinsko dokumentacijo, prepise in zdravstvene kartoteke. Če pravočasno ne izpolnite beležke, lahko pride do neuspešnega prenosa.
