Da, to si se naučil v osnovni šoli - ali si? V resničnem svetu obstajajo predpone za imena, ki jih je treba upoštevati, številke v imenih podjetij in druga podjetja, ki jih poznajo le kratice svojih prejšnjih imen. Nenadoma se podajanje po abecedi nekoliko zaplete. Da ne bi "izgubili" datoteke, ki je nekje, vendar ne tam, kjer ste prvič mislili, potrebujete sistem. Če te datoteke delite z drugimi, mora biti sistem preprost in lahko sporočljiv. Vlaganje poteka po enotah. Prva enota je običajno priimek osebe. Če dve osebi delita isto priimek, napredujeta v drugo enoto, ki je njuno ime. Če delita oba, napredujete v tretjo enoto, na primer srednje ime ali začetno.
Prenesite imena posameznikov pri vložitvi z uporabo naslednjega sistema: priimek, ime ali začetno, srednje ime ali začetno ime. Na primer, John Q. Public bi bil vložen kot "Javno, John Q."
Dodajte predpone priimkom priimku, da naredite eno besedo in datoteko po abecednem vrstnem redu. Na primer, John Q. De Public bi bil vložen kot "DePublic, John Q."
Vnesite zmedeno ime, kot je napisano, ko ne morete razlikovati imena ali priimka. Na primer, Jon Q. John bo vložen kot "John, Jon Q."
Združite prepletena in sestavljena zadnja imena, da ustrezno oblikujete eno enoto in datoteko. Na primer, John Q. Doe-Public bi bil vložen kot "Doe-Public, John Q."
Naslovi datotek, ki so bistveni del imena in v odsotnosti priimka kot prve enote. Na primer sveti Janez Q. bi bil vložen kot "Saint, John Q."
Vnesite polna imena in naslove z naslovom kot zadnjo enoto. Tako bi bil oče John Q. Public objavljen kot "Javnost, John Q., oče."
Datoteke drugih naslovov in ime dodatkov, kot so S., Jr., Mrs., ali Ph.D. zadnjo enoto. Na primer, John Q. Public, Jr., bo vložen kot "Public, John Q. Jr."
Datotečna imena podjetij, ki se začnejo z napisom. Na primer, »Dr. Polnjenje v steklenico paprike "najprej vložite kot" zdravnik ", nato v" Pepper, "itd.
Vnesite vse okrajšave v imena, kot da so napisana. Primeri vključujejo "Saint" za St., "Fort" za Ft. in "Proizvodnja" za Mfg.
Podajte podjetje tako, kot je napisano, z dvema izjemama: Če je ime ime posameznika, datoteko najprej ime ali če je ime podjetja tako dobro znano, da bi sledenje pravilu povzročilo zmedo. Tako bi se javno podjetje John Q. prijavilo kot "Javno podjetje John Q." Vendar pa bi podjetje Marshall Fields bilo vloženo kot "Marshall, Fields, Company."
Vnesite ime podjetja, sestavljeno iz dveh ali več priimkov, kot je napisano, pri čemer je vsako ime diskretna enota. Tako bi bila poslovna publika "Public, Doe & Jones" prijavljena kot "Public", potem pa kot "Doe" in končno kot "Jones".
Vnesite ime podjetja, ki je najprej oblikovano s črkami, pri čemer je vsaka črka drugačna. Na primer, "WOW Fun" bi se vnesel v vrstnem redu "W", nato "O" in nato "W." "Fun" bi bila zadnja enota.
Vsako družbo vložite s posesivnimi ali množinskimi apostrofi, kot da jih ni. Na primer, "Men's Club" bi bil vložen kot "Mens" in nato "Club".
Ob vložitvi ne upoštevajte člankov, konjunkcij in predlogov, razen če je člen, povezava ali predlog v bistvu del imena. Na primer, Konec dolgega dne bi bil vložen kot "Konec", "Dolg" in "Dan". Kardinali iz Stanforda pa bi bili vloženi kot "The", "Stanford" in nazadnje "Cardinals". Ko bodo predlogi začeli z imenom, pesem "Under the Boardwalk" bi se najprej vpisala pod "Under", nato pod "Boardwalk".
Vnesite številska imena, kot če bi bila napisana in vnesite številke z več kot dvema številkama, njihovo pravilno številčno vrednost. Na primer, "Klub 900" bi bil najprej vložen pod "Devet", nato pod "Sto" in končno pod "Klub".
Nasveti
-
Če je lokacija datoteke nekoliko zmedena - kot na primer v primeru dveh imen - vnesite navidezno datoteko ali barvni list papirja, ki povezuje drugo možnost.
Opozorilo
Razen če želite preživeti eno uro ali tako iščete napačno datoteko, pravilno popravite datoteke. Vsak sistem vnosa podatkov je neuporaben, če se ne uporablja dosledno.
