Na mnogih delovnih mestih so memorandumi primerni in učinkoviti načini komuniciranja. Z odgovarjanjem na vprašanja v memorandumu lahko namesto v osebni komunikaciji povečate število delavcev, ki jih vaš odgovor doseže, in delavcem zagotovite fizični ali elektronski dokument, na katerega se pozneje sklicujejo, če pozabijo odgovor, ki ste ga dali. Da bi zagotovili, da je beležka čim bolj učinkovita, ustrezno oblikujete komunikacijo in jo skrbno sestavite v mislih.
Ustvarite naslov beležke. Vključite "Datum:", ki mu sledi celoten datum, ko pošiljate svoj dopis, "Do:" z razlago, komu pošiljate memorandum, "Od:" z vašim imenom in "Zadeva:" z kratek opis predmeta. Če pripravljate svoj memorandum po e-pošti, bo ta naslov za vas verjetno že vzpostavljen. Če vnesete beležko, postavite vse te informacije na vrh beležke, poravnano na levo.
Postavite vprašanje v vrstico z zadevo. Če je bilo vprašanje, ki ga obravnavate, preveč dolgo, ga strdite s skrajšanjem v frazo dveh ali treh smiselnih besed. Če nameravate v svojem memorandumu nasloviti več vprašanj, navedite predmet vprašanj, ki mu sledi »Vprašanja in odgovori«, da zaposlene opozorite na vsebino beležke. Če postavite to vprašanje ali zapis Q&A v vrstico z zadevo, zaposlenim olajšate, da najdejo beležko, če jo pozneje pozovete.
Na vprašanje ali vprašanja odgovorite jedrnato, vendar jasno. Zaposleni si želijo odgovorov na svoja vprašanja, ne pa veliko besed. Če boste vaš odgovor jasni in kratki, lahko povečate verjetnost, da bodo bralci razumeli odgovor in se nanj učinkovito odzvali.
Povejte zaposlenim, s katerimi se morajo obrniti, če potrebujejo dodatne informacije. Če želite sami razjasniti vsako zmedo glede vprašanj, jih prosite, da se pogovorijo z vami. Če je v vašem podjetju še en oddelek, ki bi bil bolj primeren za odgovarjanje na vprašanja o temi, povejte zaposlenim, da v tem oddelku navedejo posameznika in vključite kontaktne podatke tega posameznika.
