Obstajajo določene stvari, ki jih lahko sporočite drugim osebam v vašem podjetju z uporabo beležke. Sporočilo na splošno sporoča nekaj pomembnega sodelavcem in ga običajno razdelimo vsaj več kot eni osebi v podjetju. Beležko lahko uporabite tudi za to, da vsi vedo za nekaj nujnega, kot so izgubljene datoteke. Izgubljene datoteke lahko vplivajo na poslovanje podjetja, delavce pa je treba opozoriti na težavo in kako lahko čim prej pomagajo.
Izpolnite glavo za beležko o izgubljenih datotekah. To vključuje vrstico za datum, zadevo, kdo je beležka in od kod je. Te vrstice so označene z »Datum«, »Zadeva«, »V« in »Od«. Predmet naj vsaj reče »Izgubljene datoteke«, lahko pa tudi opiše, katere datoteke so izgubljene.
Na kratko razložite vprašanje v prvem odstavku neposredno pod glavo. To mora vsekakor vključevati, katere datoteke so izgubljene, kot so datoteke za določenega odjemalca ali projekt. Vključuje lahko tudi, kako menite, da so bile datoteke izgubljene, kje so lahko in kako nujno jih je najti.
V naslednjem razdelku opišite več o težavi. Na tej točki dobite podrobnejše informacije o izgubljenih datotekah. Lahko podate podrobnosti o odjemalcu ali projektu, za katere so datoteke, ali več informacij o tem, kako zaposleni iščejo datoteke. Na tej točki podajte določen datum, do katerega morajo datoteke najti.
Prejemnikom sporočila povejte, kaj želite narediti v zadnjem delu. To bi morale biti posebne akcijske postavke, kot je iskanje v podatkovni zbirki X ali prehod skozi vse vaše osebne datoteke v primeru, da ste shranili izgubljene datoteke v računalnik podjetja ali bliskovne pogone. Ponovite datum, do katerega morajo biti datoteke najdene.
Proofread memo. Prepričajte se, da niste vključili nobenih občutljivih podatkov o datotekah, za katere ne bi smelo biti pisnega zapisa. Prav tako se prepričajte, da ste jasno izrazili pomen iskanja izgubljenih datotek.
