Standardni operativni postopek je pisni dokument, v katerem so podrobno opisani posamezni ukrepi za izvedbo ponavljajoče se naloge ali postopka. SOP ne sledijo nobeni določeni osnutku ali predlogi, saj se razlikujejo glede na organizacijo in uporabo. Na primer, SOP za proizvodne postopke v proizvodnem obratu bi se močno razlikoval od tistega, ki je bil ustanovljen za usposabljanje prodajnega osebja v maloprodajnem okolju.
Cilji
Podjetja lahko izvajajo SOP za zmanjšanje odpadkov in povečanje dobička. Neprofitna organizacija lahko uporablja SOP, da bolje služi skupnosti. Nekatera podjetja uporabljajo SOP, da zagotovijo spoštovanje vladnih predpisov ali izboljšajo varnost na delovnem mestu. Čeprav se lahko razlogi za iskanje izboljšav nekoliko razlikujejo, ne glede na okolje, v katerem se uporablja SOP, glavni namen je izboljšati učinkovitost v določeni zmogljivosti.
David Grusenmeyer, višji sodelavec na Cornell University, kliče različice operacijskega sistema kot "sovražnika" kakovosti in učinkovitosti. Tako lahko standardni operativni postopek uporabimo za racionalizacijo poslovanja z vzpostavitvijo nespremenljivega niza korakov za doseganje določenega cilja.
Zakaj uporabljati SOP?
Organizacije iz ameriške vojske v neprofitne organizacije do velikih korporacij uporabljajo SOP:
- Izboljšajte učinkovitost.
- Povečajte kakovost.
- Zagotovite varnost.
Specifični SOP-ji se lahko zapišejo za proizvodne linije, čiščenje delovnega mesta, usposabljanje zaposlenih, proces plačilnega sistema in preglede uspešnosti zaposlenih, med drugimi nalogami.
Pripravljalno delo za izdelavo SOP
Če želite ustvariti prilagojeno SOP, Grusenmeyer predlaga več korakov:
- Poiščite področja v vašem podjetju, kjer bi bili koristni standardni operativni postopki.
- Iz vaših ugotovitev, določite eno ali dve področji, kjer je uspeh najverjetnejši, dobiček pa bo najbolj prizadet.
- Za vaša osrednja področja, nadaljujte s koraki, ki so potrebni za izvedbo vsake operacije in jih razvrstite po pomembnosti.
- Nazadnje zbrati ekipo vodij in zaposlenih z največjim znanjem o procesu in se usklajevati s skupino za oblikovanje SOP.
Pisanje SOP
Poimenujte SOP in opišite, katere naloge so vključene. V opisu navedite podrobnosti o:
- Kdo bo opravil delo.
- Kateri materiali in oprema so potrebni.
- Kakšen bi moral biti končni rezultat.
Navedite podrobne podrobnosti o tem, kako izpolniti nalogo, do točke, ko bi lahko nenadzorovan uslužbenec ustrezno opravil nalogo z upoštevanjem navodil. Izobrazite vse zaposlene, ki bodo delali v zvezi z nalogami o podrobnostih SOP, ter redno spremljali in ocenjevali SOP.
Nasveti
-
Če bi vaša organizacija ali podjetje enkrat izvedla operacijo ali postopek, kot na primer za poseben projekt, bi bil SOP nepomemben. Vendar pa, ko so ponavljajoči se postopki del poslovanja, je ustvarjanje SOP dobro upravljanje poslovanja.
