SOP, ki so bolj formalno znani kot standardni operativni postopki, so dokumentirane prakse, namenjene zagotavljanju doslednosti poslovnih praks in operacij. Mnogi ljudje menijo, da so SOP-ji uporabni samo v praktičnih laboratorijskih in proizvodnih okoljih. Po podatkih Agencije za varstvo okolja je eden od glavnih ciljev SOP obvezna vzdrževanje, prilagajanje in uporabo opreme. Vendar lahko SOP zajemajo tudi več analitičnih procesov, kar pomeni, da jih je mogoče uporabiti v različnih poslovnih okoljih.
Zdravje in varnost
Standardni operativni postopki ohranjajo zdravje in varnost vseh delavcev. Zlasti v proizvodnih okoljih, kjer gre za težko opremo, lahko SOP pomagajo zagotoviti, da zaposleni uporabljajo opremo za preprečevanje poškodb. SOP lahko določijo redno čiščenje in urnike vzdrževanja. Te dejavnosti so pomembne za varno delovanje strojev, vendar se zlahka pozabijo, ko zaposleni zamenjajo izmene in ne obstajajo pisne evidence. SOP-ji tudi kažejo, kako varno upravljati opremo med redno uporabo. Dokument na državni univerzi Iowa predlaga uporabo diagramov skupaj z besedami, da bi bila navodila kristalno jasna.
Skladnost rezultatov
V laboratorijskih okoljih Agencija za varstvo okolja predlaga, da upoštevanje pravil regulatornih organov ni vedno dovolj. Delavci včasih naredijo manjše spremembe standardnega postopka na podlagi bolj specifičnih zahtev posameznega poskusa. Če te spremembe niso dokumentirane, se lahko eksperimentalni rezultati razlikujejo med skupinami tehnikov z nekoliko drugačnimi metodami. Pisanje standardnih operativnih postopkov, ki so specifični za vašo dejavnost, zagotavlja, da vsi delajo na enak način, kar omejuje stroške dodatnih poskusov, da bi pojasnili neskladne rezultate.
Skladnost z zakonodajo in zakonodajo
Pisanje standardnega operativnega postopka z upoštevanjem zahtev regulatornega organa zagotavlja, da se prakse v vaši organizaciji ujemajo s pričakovanji industrije. Dokumentirani postopki pomagajo tudi racionalizirati notranje in zunanje revizije. Na primer, če vaše podjetje vzdržuje certifikat ISO, lahko pomagate zunanjim revizorjem z zagotavljanjem pisnih kopij vaših postopkov, skladnih s standardom ISO. Potem vam lahko svetujejo, kje točno v tem procesu delavci padajo. SOP vas prav tako varujejo pred tožbami - na primer, če je delavec poškodovan pri delu, ker ni upošteval dokumentiranih najboljših praks. SOP-ji v pisarniških nastavitvah lahko zagotovijo tudi skladnost z zakonodajo. Na primer, SOP za pogajanja o poslovanju v tujini lahko prepreči, da bi direktorji stopili na ozemlje nezakonitega podkupovanja.
Povečana učinkovitost in produktivnost
Ljudje potrebujejo doslednost, da so najbolj produktivni. Če ni dvoma o tem, kakšno obliko mora imeti dokument, ali je treba opremo očistiti in kje je treba shraniti, lahko ljudje preprosto opravijo svoje delo, ne da bi se ustavili, da bi postavljali vprašanja. Standardizacija vsega je nemogoča in kontraproduktivna, saj zaposleni potrebujejo nekaj prožnosti pri reševanju problemov. Vendar pa lahko pisanje SOP za redne, rote postopke poveča učinkovitost pri delu. Na primer, SOP za imenovanje datotek lahko skrajša čas, ki je potreben za iskanje dokumentov in spodbujanje timskega dela po oddelkih.
