Vaše podjetje mora vsako leto izpolniti obrazec W2 za vsakega zaposlenega. Ti obrazci predstavljajo informacije, ki vplivajo na davčne izračune, vključno z plačami, državnimi in zveznimi odtegljaji davka na dohodek in pokojninskimi prispevki. Zaposleni je odgovoren za pošiljanje kopije obrazca skupaj z letno davčno napovedjo davčni upravi. Izpolnjevanje W2 je sorazmerno preprosto, če imate davčno računovodsko programsko opremo za sledenje številk.
Oblika po pravilih
Računovodska programska oprema lahko samodejno zapolni posamezna polja na obrazcu iz shranjenih podatkov in izračunov. IRS zahteva standardni, natipkani ali natisnjeni črni 12-točkovni pisavi Courier, brez popravkov in vseh vnosov, ki se popolnoma ujemajo s polji. Obrazec se prebere strojno, in če je bil izločen zaradi napačnega oblikovanja ali za ročno pisanje ali napačno barvo, ga boste morali ponovno poslati.
Podrobnejši opisi
Pokaži skupne plače, zadržanje in vse druge ustrezne informacije v pravilnih poljih. IRS zagotavlja priročnik "Informacije za obrazec W2", ki je na voljo bodisi v tiskani obliki ali na spletu, z razčlenitvijo zahtevanih informacij. Nekatera polja so zgolj informativna, vendar še vedno obvezna. Prikazovanje kode DD v polju 12 na primer pove IRS, da delodajalec poroča o svojem prispevku za kvalificiran zdravstveni načrt, ki je izključen iz obdavčljivega dohodka zaposlenega. Funkcije polja se lahko spremenijo, saj davčna zakonodaja ustvarja nove zahteve za poročanje.
Razpošiljanje dokumenta
Datoteka Kopija A obrazca W2 z Upravo za socialno varnost, ki potrebuje informacije za evidenco plač in prispevkov zaposlenega SSA. Pošlji izvod 1 državnemu ali lokalnemu davčnemu oddelku, če to zahteva zakon. Kopija B, Kopija C in Kopija 2 pojdite na zaposlenega, kopija D pa za zapise delodajalca. Rok za razdelitev obrazca in datoteke se vsako leto spreminja. Rok za vložitev zahtevka za leto 2014 je na primer 2. marec 2015, rok za razdelitev zaposlenim pa je 2. februar 2015. Zahtevate lahko podaljšanje roka za prijavo v obrazec IRS 8809. Obstajati mora stalna kopija W2 v vašem računovodskem sistemu. IRS zahteva, da obrazec, tudi če ga ni mogoče dostaviti zaposlenemu, obdrži štiri leta.
Prihranite čas z BSO
S storitvijo Business Services Online lahko ustvarite in / ali naložite elektronsko različico W2s, ki jo lahko natisnete tudi za zaposlene. Če upravljate majhno podjetje, to predstavlja alternativo združevanju W2s preko lastnega računovodskega sistema ali ročno. Stran SSA zahteva registracijo. Imeti morate spletni brskalnik s 128-bitnim šifriranjem in omogočenimi piškotki ter Adobe Acrobat Reader za ustvarjanje dokumentov na spletu.
