Vsi smo delali v kaotičnih pisarnah - papirji in drugi materiali so se zbrali v skladih, osebje je razočarano in negotovo glede svojih odgovornosti, vodstvo pa ni zadovoljno s tem, kar osebje opravlja. Kako lahko uredite tekočo? Če boste imeli jasne postopke za osebje, ki vam bo sledilo, bo vse ostalo na mestu - imeli boste čistejšo pisarno, srečnejše in produktivnejše osebje ter boljše menedžerje.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Računalnik
-
Papir
-
Beležnica
Ustvari protokol
Raziskovanje področij organizacije, ki so nejasna, s pisanjem anketnega in geodetskega osebja. Vprašajte osebje, o čem so nejasni, ali je njihova vloga in odgovornost, komu poročajo ali kako pravilno izvesti določene postopke.
Ustvarite priročnik za zaposlene, ki temelji na tem, kaj zaposleni potrebujejo pojasnilo. Vključite tudi standardne politike podjetja, vključno z informacijami o pisarniškem okolju. Osebje mora vedeti, da je treba dokumente pravočasno vložiti, poravnati svoje mize pred odhodom z dela in opraviti svojo nalogo pri ustvarjanju čistega delovnega prostora.
Ustvarite standardne operativne postopke ali SOP-je. SOP so pisna navodila, ki opredeljujejo, kdo, kaj, kje, zakaj in kako opraviti vsako nalogo. Ustvarite SOP za vsako nalogo, ki jo želite spremljati. Vključite odstavek povzetka o postopku, navodila po korakih o tem, kako to storiti, in seznam virov, če potrebujejo več informacij. Vključite datum v prihodnosti, 6 do 12 mesecev proč, ko bo ta SOP pregledan in posodobljen. Vključite tudi ime in kontaktne podatke za osebo v organizaciji, ki je odgovorna za ta postopek - tako bodo zaposleni vedeli, koga naj se obrnejo za več informacij. Postavite vse SOP-je v zvezek in naredite to dostopno vsem zaposlenim, da bodo poiskali postopek, če morajo nekaj preveriti. Napišite nove SOP za nove postopke, ki se pojavijo, in jih dodajte v knjigo.
Usposabljanje osebja in organiziranje
Priročniku za zaposlene dajte vsem zaposlenim takoj, ko je končano, in novim zaposlenim, ko bodo zaposleni. Zaposleni lahko izboljšajo način vodenja urada, če vedo, kaj se od njih pričakuje.
Usposobiti zaposlene o vseh SOP, ki veljajo zanje. Osebje, ki je odgovorno za postopek, mora usposabljati drugo osebje ali skupino. Usposabljanje osebja o vseh postopkih po njihovem razvoju, tako da je osebje jasno, kaj se od njih pričakuje pri tem postopku.
Vabimo vas, da na dan organizirate celotno osebje. To ne bi smelo biti pogosto storjeno. Po branju priročnika za zaposlene in usposabljanju o novih SOP mora osebje imeti jasno predstavo o tem, kaj je treba storiti.
Nasveti
-
Vabimo osebje na umik izven pisarne za nadaljnje usposabljanje.
