Da bi ustvarili dober vtis, ko pišete upravitelju v podjetju, morate ustvariti jasen, jedrnat, profesionalen in sondiran dokument. Poslovna pisma so bolj formalna kot e-pošta, običajno pa sledijo določenim protokolom. Način, kako oblikujete, naslovite in odpirate vaše pismo, usmerja vtis, ki ga ima vas prejemnik; zato zagotovite, da boste ohranili strokovne standarde, zato je vsebina pisma resna.
Na vrhu strani navedite celoten poštni naslov. Oblikujte vaš naslov, kot bi ga uporabili na poštni ovojnici z mestom, državo in poštno številko v drugi vrstici, ki sledi številki in imenu vaše ulice. Lahko tudi navedete svojo telefonsko številko in e-poštni naslov takoj po vašem naslovu.
Vnesite datum v vrstico takoj za naslovom. Vpišite datum polno, na primer 14. marec 2011 namesto 3/14/11. Datum, skupaj s preostalim delom pisma, je treba levo utemeljiti.
Preskočite štiri vrstice po datumu in napišite naslov upravitelja, ki bo prejemal vaše pismo. To je nekoliko drugačno od tega, kako ste navedli svoj naslov. Prva vrstica tega razdelka mora biti ime upravljavca, na katerega je naslovljeno vaše pismo. Naslednja vrstica bo natančen položaj upravljavca v podjetju, sledi mu ime podjetja v tretji vrstici. Sledi poštni naslov upravitelja, vključno z mestom, državo in poštno številko. Ne navedite njegove telefonske številke ali e-poštnega naslova.
Preskočite eno vrstico in nato napišite svoj pozdrav, kot je "Draga gospa Stevens" ali "Dragi gospod Jones." Pozdrav mora slediti debelo črevo.
Napišite preostanek svojega pisma.
