Podjetja se zanašajo na strokovno in zanesljivo komunikacijo, da ostanejo dobičkonosna in konkurenčna na trgu. Zaposleni komunicirajo s sodelavci, menedžerji, strankami, prodajalci, mediji in ustreznimi vladnimi agencijami, zato lahko motnje v komunikaciji pomembno vplivajo. Kljub negativnim učinkom in strokovnim frustracijam je ključnega pomena, da uporabite ustrezen jezik pri opominih delavcu zaradi pomanjkanja komunikacije.
Dvakrat preveri
Pomanjkanje komunikacije je eden od glavnih razlogov, ki so jih zaposleni navedli pri prehodu na novo delovno mesto zaradi frustracije pri upravljanju, zato si pred izdajo ukora vzemite čas, da raziščete zadevne situacije, da bi ugotovili, ali so poslovodni ali drugi zaposleni sodelovali pri komunikacija. Napaka bi bila, če bi se enemu uslužbencu odpovedali komunikacijski problemi, neposredno povezani z dejanji drugih delavcev.
Nevtralni ton
Jezik, ki se uporablja za prekoritev zaposlenega zaradi pomanjkanja komunikacije, mora ostati nevtralen. Ko sprožite disciplinski proces, ohranite profesionalni ton, namesto da bi zdrsnili v jezo, frustracije, smelost ali sarkazem. To pomaga olajšati učinkovito razpravo in se izogniti morebitnim pravnim zapletom, če zaposleni zavzame stališče, da je vaš opomin prekoračil sprejemljive meje.
Razlaga
Začetni jezik za opominjanje zaposlenih, ki se spopadajo s komunikacijami, bi se moral začeti s prošnjo za pojasnilo iz njihove perspektive. Z uporabo tega vključujočega jezika zaposleni pride v proces in ga prosi, da je odgovoren za svoja dejanja. V zahtevi za pojasnilo je lahko navedeno: „Prosimo, navedite okoliščine, ki so privedle do zamude pri stikih z našo cenjeno stranko tri tedne, kljub njenim večkratnim telefonskim klicem in e-poštnim sporočilom.“
Navedba dogodkov
Izogibajte se širšim splošnim izjavam, kadar zaposlenec oporeka težavam pri komunikaciji. Namesto tega uporabite posebne primere za opis prekinitve komunikacije z vidika vodstva. Na primer, lahko navedete datume za nevrnjene telefonske klice in e-poštna sporočila, pozne vložene prijave in posebne pritožbe strank, upraviteljev ali prodajalcev. Oglejte si, kako je vsak dogodek povzročil negativne vplive na poslovanje.
Posledice
Izrazite razočaranje zaradi pomanjkanja komunikacije med zaposlenimi, vendar se ne posvetujte z obtožbami ali kritikami. Usmerite se neposredno v neposredne posledice izbire zaposlenega za učinkovitejši opomin. Na primer, lahko začasno zmanjšate odgovornosti in privilegije zaposlenega, tako da ima sredstva ali motivacijo za prilagoditev svojega vedenja. Ko določate posledice, se držite disciplinskih možnosti, opisanih v priročniku vašega podjetja, da se izognete obtožbam zaradi nepoštenosti ali pretirane discipline.
Akcijski načrt
Premik opomine na bolj pozitivno ozemlje z razvojem akcijskega načrta skupaj z zaposlenim, da se lotijo njegovih komunikacijskih težav. To lahko vključuje pripravo načrta za odgovor na e-pošto v roku dveh delovnih dni za nujno pošto ali kakršen koli časovni okvir, ki se zdi primeren za kulturo in industrijo vašega podjetja. V akcijskem načrtu bi bilo treba predstaviti tudi prihodnje disciplinske ukrepe, ki se bodo izvajali, če se bo pomanjkanje komunikacije nadaljevalo.
