Ko upravljate projekt ali skupino, boste na koncu morali kupiti izdelke ali storitve od zunanjega podjetja. Podjetja imajo protokole, ki podrobno opisujejo dolarske zneske, ki jih zaposleni lahko pooblastijo v imenu podjetja. Če je nakup, ki ga želite narediti, višji od določenega praga, mora nadzornik odobriti nakup. V teh primerih se nakupni predlog uporabi za utemeljitev potrebe po nakupu, zlasti kadar bodo stroški veliki ali bodo vplivali na pomemben del poslovanja.
Ustvarite primerjalno tabelo. V tabeli je treba navesti vsakega ponudnika blaga ali storitve, ki ga želite, in vsebovati ustrezne atribute, ki se nanašajo na ponudbo. Na primer, če iščete prodajalca za zagotavljanje team building dejavnosti za osebje, kategorije bodo vključevale: Ime podjetja, Lokacija, Možnosti dejavnosti, Možnosti po ceni, Vključeno osebje, Pretekle stranke in Referrals / Reference. Vključite čim več "na prvi pogled" atributov. To bo omogočilo enostavno pregledovanje podatkov.
Naredite svoje raziskave. Pripravite seznam treh do petih prodajalcev, ki dobavljajo blago ali storitev, ki jo iščete. Vključitev več prodajalcev v vaš predlog kaže na skrbnost in pomaga, da vaš upravitelj hitro razume vaše razmišljanje. Pri vsakem prodajalcu dobite pisni citat in v njihove podatke vnesite primerjalno tabelo. Načrtujte ustrezno, saj nekateri prodajalci zahtevajo čas za dobavo ponudb. Dobite obvezo od stika prodajalca, da boste prejeli pisno ponudbo. Končno, vprašajte prodajalca za reference iz podjetij, ki so jih opravili, ki so podobni vašim.
Pokličite reference prodajalca. Vsi drugi atributi, kot so cena in storitev, se lahko štejejo za enake, vendar vsi prodajalci ne bodo primerni za vaše podjetje. Prodajalec ima lahko pravi izdelek, vendar ga ne more zagotoviti pravočasno. Ponudniki storitev morda nimajo izkušenj z vašo vrsto podjetja, vendar se dobro počutijo z drugimi vrstami. Reference vam bodo pomagale zaščititi ta vprašanja in okrepiti veljavnost vašega predloga.
Odloči se. Primerjajte prodajalce na podlagi atributov, ki ste jih definirali, referenc in pisnih ponudb. Delite svoje ugotovitve s sodelavcem, čigar mnenje cenite, in ga prosite za prispevek. Ostanite objektivni in izberite prodajalca, ki ima za podjetje največjo vrednost.
Ustvarite beležko. Pismo naslovite na osebo, ki odloča o nakupu. Napišite kratko izjavo o svojem namenu nakupa in jasno navedite, zakaj je nakup potreben in kakšne koristi bo imelo podjetje. Če lahko izračunate donosnost naložbe, se prepričajte, da so te podrobnosti vključene v zapisnik. Vključite tudi raziskave, ki ste jih opravili, utemeljitev za svojo odločitev in s tem povezane kratkoročne in dolgoročne stroške nakupa.
Sporočilo dostavite nadzorniku. Kot priloge vključite predloge prodajalca in primerjalno tabelo. Načrtujte sestanek s svojim nadzornikom, da podrobno razpravljate o nakupu. Poskusite predvideti vprašanja, ki jih bo imel vaš nadzornik in prišel na načrtovano srečanje z močnimi, samozavestnimi odgovori.
Nasveti
-
Stalne stroške in stroške namestitve ločite na primerjalni tabeli.
