Za pisanje projektne listine je potrebno poznati namen projekta in kako se nanaša na poslanstvo in cilje organizacije. Projektna listina je oblikovana v razdelkih, vključno s pregledom, ciljem projekta, prepoznavanjem članov ekipe in njihovimi vlogami ter opisom postopka za dokončanje projekta do določenega roka in v okviru proračuna.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Organizacijski cilji in poslanstvo
-
Odobreni projektni predlog
-
Imena in vloge članov projektne skupine
Uskladi listino projekta s predlogom projekta
Uporabite odobreni projektni predlog kot okvir za razvoj vaše projektne listine. Cilj projekta, obseg, udeleženci, proračun, predpostavke in pričakovane omejitve morajo biti enaki tistim, ki so opisani v predlogu projekta. Projektna listina vzpostavlja platformo za projekt, ki ga člani skupine in zainteresirane strani lahko uporabijo pri merjenju rezultatov projekta. Pričakovani rezultat projekta ustreza tudi pričakovanemu rezultatu v predlogu projekta. Če nimate odobrenega projektnega predloga, projektna listina služi kot osnova za projekt in ga pripravijo in podpišejo vsi člani tima in organi, ki odobravajo projekt.
Navedite namen vašega projekta, kot je opisan v predlogu projekta, ali pa zamisli člane skupin za pisanje jasnega cilja projekta, če nimate predloga projekta. Na primer: "Člani projektne skupine bodo raziskali 100 zaposlenih, da bi določili zanimanje in potencialno sodelovanje v programu povračila šolnine. Ta projekt odraža strateški cilj korporacije za izboljšanje izobraževalnih in strokovnih dosežkov svoje delovne sile."
Opredelite vodjo projekta in člane tima ter njihove vloge ter zainteresirane strani v projektu. Upoštevajte potencialni vpliv zainteresiranih strani na izid projekta. Opišite demografske podatke udeležencev raziskav, če je to primerno. Na primer: "Ta projekt bo vzel vzorec 100 zaposlenih s tremi do petnajstimi leti v podjetju. Udeleženci raziskave bodo izbrani iz vseh oddelkov s strani oddelka za človeške vire in lahko sodelujejo anonimno." Navedite prejemnike končnega poročila o projektu.
Vzpostaviti časovni okvir za dokončanje projektnih korakov in trden rok za dokončanje celotnega projekta in predstavitev njegovih rezultatov. Vključite imena članov ekipe in njihova združenja z določenimi koraki projekta. Vsem članom ekipe zagotovite kopije časovnega načrta projekta in razpored sestankov. Razvijte e-poštni seznam, ki bo vodstvu in deležnikom zagotavljal posodobitve projektov. Določite nadomestne datume sestanka in načrtujte prilagodljivost v časovnem okviru projekta, vendar zagotovite, da je datum dokončanja projekta nedvomno v nasprotju z nepredvidljivimi okoliščinami.
Opišite postopke za izvajanje raziskav, zbiranje in analiziranje informacij ter poročanje o rezultatih projekta. Vključite nepredvidene dogodke za pričakovane ovire in omejitve ter za nenačrtovane odsotnosti ali izzive. Opredelite dodelitve proračunskih sredstev za projekt, potrebna sredstva in opremo ter načrte za obravnavo sprememb v projektnih vlogah. Opišite, kako bodo rezultati projekta tabelirani in ovrednoteni ter kako se rezultat projekta nanaša na organizacijsko strategijo in poslanstvo podjetja.
Nasveti
-
Nastavite koledar in e-poštni seznam za udeležence projekta in zainteresirane strani. Organizirajte redna srečanja za razpravo o napredku, izzivih in spremembah
Opozorilo
Lahko pride do nenačrtovanih sporov, izrednih razmer in dogodkov. Opišite načrt za nepredvidene dogodke za pravočasno in proračunsko izpolnitev projekta. Dokumentiranje vpliva zainteresiranih strani na projekt je pomembno za ugotavljanje njihovega možnega vpliva na izid projekta.
