Dobro vodenje projektov pomeni dokumentiranje tega, kar boste storili, in kar ste storili.Tako projektna listina kot tudi obseg projekta se ustvarjata v začetni fazi začetne faze projekta, vsak pa pomaga pri usmerjanju projekta v pravo smer. Medtem ko sta oba dokumenta ključnega pomena za to, da se projekt umakne, imajo zelo različne namene, občinstvo in vsebino.
Dovoljenje
Listina ima en glavni namen: pooblastiti vodjo projekta, da uporablja določene vire za dokončanje projekta. Drugič, listina mora dodeliti sponzorja projekta. Ti dve osebi bodo upravljali in podpirali projekt v več skupinah in v več fazah. Listina mora biti jedrnat dokument, ki se začne s kratkim uvodom v projekt, ki vključuje cilje, namen in ciljni datum konca; vključuje tabelo z navedbo vodje projekta, sponzorja in vseh drugih zainteresiranih strani; in zaključite s podpisi z imenovanimi udeleženci. Listina naj bi bila redko daljša od dveh strani.
Odobritev
Ker listino podpišeta vsaj en visoki uslužbenec, sponzor, projekt dokumentira veljavnost. Listina je pogosto dostavljena vodstvenim delavcem ali drugim visokim članom skupine in služi kot obvestilo, da je bil projekt odobren. Ker se številni projekti upravljajo v oddelkih, ta odobritev služi tudi drugim skupinam, da je potrebno njihovo sodelovanje. Pogosto je listina predstavljena skupaj s poslovnim primerom, ti dokumenti pa beležita razlog za projekt.
Cilji
Obseg projekta določa parametre projekta. Na začetku se pripravi predhodni dokument o obsegu (skupaj z listino in drugimi dokumenti za začetek postopka), da se določijo cilji. Ta dokument se ponavadi predstavi vodilnim skupinam, ki bodo prispevali člane projektne skupine, čeprav ne vključuje, kako bodo naloge zaključene. Na primer, pri gradbenem projektu bi predhodni obseg opisal zgradbo, ki jo je treba zgraditi, vključno s številom sob, kvadraturo in številom vhodov.
Odgovornost
Dokument obsega bo zainteresiranim stranem pomagal ugotoviti, ali je projekt dokončan. Ker je v dokumentu o obsegu opredeljeno, kaj bo projekt prinesel, je v celotnem projektu koristno ugotoviti, ali je projekt v načrtu, da se uspešno zaključi. Če je vaš projekt izvedba zbirke programske opreme, ki vključuje tri aplikacije, in ste dokončali dva, niste dostavili obljubljenega obsega. Dokumenti o obsegu se med projektom pogosto spremenijo. Za razliko od listine se dokumenti o obsegu štejejo za "žive" dokumente, in ker se odkrijejo nove informacije, se lahko cilji spremenijo.
