Če imate pomisleke v zvezi z vašo službo, boste morda morali v nekem trenutku dvigniti te pomisleke s svojim šefom. Navedite svoje pomisleke s pismom, da vaš šef jasno razume, kaj vas zadeva, ne da bi pustili prostor za napačno razlago, saj so vse vaše misli in ideje jasno izražene. Če želite pisati skrbniško pismo svojemu šefu, sledite določenim smernicam, da zagotovite, da so vaši skrbi postavljeni na profesionalen način.
Opis glavnih pomislekov
V prvem odstavku pisma natančno pojasnite, zakaj stopite v stik s svojim šefom. Uporabite prva dva stavka, da bralca obvestite, da imate pomisleke v zvezi z delom, in sledite razlagi, ki vas vodi neposredno do točke, kaj vas moti. V tem razdelku opišite glavne ali krovne teme, ki vzbujajo skrb.
Primeri zaskrbljujočih dopisov:
»Pozdravljeni, gospod Smith. Pišem vam, ker imam nekaj razočarajočih pomislekov glede dela na krajini, ki je bil dodeljen mojemu oddelku. Skozi vse moje opazovanje sem opazil, da se zaposleni pojavljajo prepozno, preveč utrujeni in da upravljajo stroje na neprofesionalen način. "
Navedite posebne primere
Ko je splošni namen pisma pojasnjen, se poglobite v situacijo tako, da bralcu zagotovite posebne primere. To mu daje jasno razumevanje stanja in zmanjšuje verjetnost, da bo vaše pismo neopaženo.
Primer skrbnega pisma:
»Jason S. Masters je prišel na delovno mesto ob 10:45, to je 1,5 ure po načrtovanem času prihoda. Po prihodu se je zdelo, da je preveč utrujen in je začel upravljati stroje, ne da bi opravil standardiziran varnostni pregled. Pozneje popoldne sem opazil več zaposlenih, ki delajo s težkimi stroji, ne da bi nosili čelade ali uporabili varnostne ukrepe. «
Izogibajte se čustvenim izjavam
Skozi proces pisanja pisem ne postajajte pretirano čustveni, saj to zmanjšuje strokovnost in legitimnost pisma. Prepričajte se, da so vse izjave dejansko utemeljene in brez čustvenih prizvukov. Cilj tega pisma je, da vašemu šefu zagotovite potrebne informacije, da se opišejo natančni vzroki za zaskrbljenost, zato lahko ukrepa, če meni, da je to potrebno.
Predlagajte izboljšave
Na koncu pisma podajte predloge glede vaših skrbi. Prepričajte se, da ti predlogi ostajajo, in ne zahteve. Pred predlogom uporabite izjave, kot so: »Ali menite, da bi bilo najbolje…« ali »Morda bo koristno…« Uporabite ta del pisma, da predstavite ideje, ki ste jih imeli, vendar sledite temu razdelku. z zahtevo po sestanku, da bi nadalje razpravljali o vaših pomislekih in izmenjali zamisli za odpravo morebitnih težav.
