V digitalnem svetu je komunikacija nedvomno najpomembnejši nabor spretnosti za posameznike in korporacije. Ko se komunikacija v podjetju razpade, je pogosto napovednik, kdaj bo sledila druga dinamika na delovnem mestu. Da bi obvladali komunikacijo, moramo razumeti temeljne razlike med formalnimi in neformalnimi komunikacijami in kadar je vsaka najbolje uporabljena. Ko je komunikacija tekoča in odprta, pogosto vodi v večjo učinkovitost, boljše odnose in večjo moralo.
Kaj je poslovna komunikacija?
Preden se lotimo zapletenosti formalnih in neformalnih komunikacijskih metod, je dobro, da imamo osnovno vsebino tega, kar obsega poslovno komuniciranje.
Korporativno komuniciranje je lahko notranje in zunanje. Včasih lahko gre za izobraževanje zaposlenih o podobi blagovne znamke in o tem, kako ohranjati in projektirati blagovno znamko z vsemi svojimi prizadevanji. Komunikacija se uporablja za vzpostavitev odnosov z zainteresiranimi stranmi. S pošiljanjem sporočil je škoda nadzorovana ali poslabšana, ko gre stvari vstran. Komunikacije opredeljujejo trženje, odnose z javnostmi in zunanjo prepoznavnost blagovne znamke. V sporočilih in sporočilih so korporacije ustvarile okvire za to, kje se odpravljajo in kakšni projekti se spuščajo.
Skratka, korporativno komuniciranje zaostaja za skoraj vsem vidikom sodobnega poslovanja. Odlična komunikacija je ključen način, kako lahko zaposleni in vodstvo svoje kariere dvignejo na višje ravni.
Kaj so formalne in neformalne komunikacijske metode?
Vsak način, ki ga izberemo, da bi naredil nekaj znanega, je način komuniciranja in raznolikost je velika. Nekateri vključujejo:
- Govorimo o hladilniku vode.
- Pošiljanje e-poštnega sporočila za celotno podjetje ali od osebe do osebe.
- Objavljanje na forumih podjetij.
- Delitev v podjetniškem glasilu.
- Pripeti brošuro na oglasni deski kosilnice.
- Sporoèila za klepet s peer-to-peer.
- Skupinski ali timski pogovori v podjetju Slack group ali Basecamp board.
- Obravnava okrogle mize podjetij.
- Govor na pikniku podjetja.
- Vsaka oblika sporočil, socialnih medijev in celo videoposnetkov.
- Izdaja poročila zainteresiranih strani.
Nobena od teh metod ni učinkovita pri komuniciranju. Vsi dobijo besedo. Vprašanje je, ali so primerna metoda za to sporočilo? Še pomembneje, ali so neprimerne?
V nekaterih regijah je pošiljanje sporočil po urah lahko proti zakonu ali kršitev pogodbenih pogojev zaposlenega. Spoprijemanje na Facebooku je lahko neprimerno za nadzornika ali vodjo, saj bi to lahko privedlo do nebrzdane neformalnosti brez delovnega časa. Današnja paleta komunikacij predstavlja od regije do regije in med podjetji številne dileme in premisleke, ki jih morajo priznati in razumeti tako vodje kot zaposleni.
Primeri neformalnih komunikacijskih metod
Neformalna komunikacija je katera koli metoda komuniciranja, ki ne sledi korporacijski verigi poveljevanja ali se drži uveljavljenih najboljših praks v podjetju. Vključuje lahko gossip, govorice, priložnostne klepet, break-čas šala in naprej. To se dogaja v e-poštnih sporočilih, besedilih, aplikacijah za skupinsko sporočanje, rokopisnih zapisih, objavi po poročilih, telefonskih klicih in celo v ekipnih blogih. Pogosto se šteje, da je enakovreden, kar pomeni, da se le redko dogaja z osebami na različnih ravneh oblasti.
Na splošno je lahko strma, nenačrtovana, priložnostna in nepreverjena. Ponavadi ni mišljeno, da bi ga sprejeli kot zadnjo besedo in se pogosto pričakuje, da ne bo zabeležena.
Morda eden izmed zaposlenih po naključju reče: »Videl sem poročila o prodaji in mislim, da to pomeni slabe stvari za našo varnost zaposlitve.« To je neformalna komunikacija, ki nikakor ne predstavlja končnega rezultata podjetja. Prodaja se lahko zniža zaradi številnih razlogov, od večje stranke, ki razglasi stečaj, do razvoja izdelka, ki se razvija za nov zagon, zaradi katerega bi lahko stari izdelek zastarel. Da bi kdorkoli sprejel tako lahek komentar kot evangelij, je lahko nevarno za moralo. Pomembno je, da zaposleni razumejo priložnostna opažanja kot »neformalno komuniciranje« ene osebe, ki lahko poškoduje ekipo.
Recimo, da drugi zaposleni pošilja v celotnem podjetju besedilo, ki povabi vse za popoldansko pijačo na Wanda's Watering Hole, kjer so pijače s srečo najcenejše. To se je morda zgodilo na računu podjetja in lahko vključuje zaposlene, vendar je to neformalno in nedovoljeno zbiranje pisarn. In to so odlični graditelji ekip in bi jih bilo treba spodbujati, vendar bi morala družba imeti politiko o tem, kako so organizirani takšni dogodki - na primer ne prek e-poštnih računov podjetja.
Neformalna komunikacija je lahko tudi kakršnokoli snemanje vetra. Zaposleni govorijo o svojem vikendu ali širijo novice, da je Joyce rodila otroka. Nogometni bazeni, klepetanje o vremenu, hrepenenje po parkiranju ali glasno spraševanje o izdaji izdelkov nove četrtine - so vse neformalne.
Kadar je komuniciranje na delovnem mestu neformalno, pogosto ni potrebe po ohranjanju zasebnosti niti pričakovanju zasebnosti.
Primeri formalnih komunikacijskih metod
Ob formalnem komuniciranju na delovnem mestu obstaja splošno usmerjeno razmišljanje. To je od zgoraj navzdol, od spodaj navzgor, stransko ali vodoravno. Vključuje oddelke in uveljavljene prakse. Formalno komuniciranje je običajno zasnovano pred časom - to je sporočilo, ki je bilo premišljeno in načrtovano, nato pa razširjeno za določene zaposlene, posebne oddelke ali celo za podjetje ali njegove zainteresirane strani kot celoto.
Tudi to lahko poteka v elektronski pošti ali prek telefonskih pogovorov. Najpomembnejše merilo za formalno komuniciranje pa je, da se šteje za komunikacijo „po ustreznih kanalih“.
Primer je lahko takrat, ko podjetje medenina izda elektronsko sporočilo s priponko, ki je uradno napisana, in pojasni, zakaj nadurnega dela ni mogoče zaračunati, in ne bo prejel nadomestila za določeno trajanje. Takšno pismo bo vključevalo vodenje, računovodstvo in morda celo pravno službo, tako da bo podjetje zaščitilo vsakogar, ki je napačno razumel pismo in poskušal obračunati neodobreno nadurno delo. To bo verjetno vključevalo „potrdilo o branju“ na e-poštnem sporočilu kot dokaz, da je vsak prejemnik odprl in prebral navedeno sporočilo.
Poročilo o zalogah za zainteresirane strani je uradno sporočilo. Pregled zaposlenega pri upravitelju se lahko šteje za uradno sporočilo, kadar gre za pisno poročilo. Videoposnetek, ki ga je poslovodstvo pripravilo, da pojasni projekt in je dostopen prek oblak podjetja, je formalen, video klepet pa je neformalen. Objava na spletnem mestu podjetja je formalni način, kako pridobiti novice o novih izdelkih ali storitvah, ne samo ekipi podjetja, temveč tudi njihovim obstoječim in bodočim strankam. Ko pride do slabih novic o projektu in oddelek za stike z javnostmi, ki je izpostavil požare, je to zunanja uradna komunikacija.
Vse te metode komuniciranja imajo skupno skupno stvar - nobena od njih ni spontana. Vsi bodo verjetno vključevali dobro slovnico, jedrnat jezik, industrijski žargon, korporacijske pogoje in verjetno celo blagovno znamko podjetja.
Zakaj potrebujete formalne in neformalne komunikacijske metode
Komunikacija vpliva na to, kar se dogaja v našem življenju. Odganja strahove; navdihuje in izobražuje. Gradi odnose in jih lahko raztrga.
Podjetja, ki nimajo dobrih komunikacij, imajo pogosto številne težave. Zaposlene lahko zmedejo o tem, kakšne ukrepe je treba sprejeti ali kako se obnašati. Lahko pride do spopadov med oddelki. Napake se zgodijo. Zasvoji lahko izbruhnejo. Rezultati so lahko vse od neučinkovitosti do pravnih težav.
Z dobro komunikacijo - neformalno in formalno - je kultura podjetja močnejša, bolj zdrava in produktivna. Ko zaposleni menijo, da imajo orodja za komuniciranje med seboj in z vodstvom, imajo pogosto boljše razumevanje svojih vlog in ciljev.
Ko ima vodstvo širok spekter razpoložljivih možnosti za komuniciranje z zaposlenimi, ustvarja boljše odnose, spodbuja večjo lojalnost in lahko vodi k večji produktivnosti.
Če se komunikacija zgodi samo neformalno ali formalno, povzroča konflikte.
Primeri mešane ali napačno upravljane komunikacije
Morda se vodstvo nikoli ne pomeša s svojo ekipo. Morda Peter, vodja prodaje, nima pojma, da se John v zadnjem času redno počuti slabotno, zahvaljujoč Johnovemu pogumnemu obrazu. Peter se zato ne zaveda, da je ekipa pod stresom, ker se John toliko trudi. Ko John obvesti Petra, da mu je bil diagnosticiran rak, je to šok, ker Peter nikoli ni cenil klepetanja okoli hladilnika vode in se izogibal neformalnim elektronskim sporočilom. Ker je bil Peter tako oddaljen na neformalni ravni, ga njegov prodajni oddelek ne zaupa in ker se bojijo, kaj pomeni Johnova diagnostika raka za Johnovo varnost zaposlitve in njihove neizbežne delovne obremenitve.
Dobri menedžerji razumejo, da neformalno komuniciranje krepi odnose, ne samo na koncu, ampak kot gradnik za moralo za celotno podjetje, od receptorjev do terjatev.
Čeprav je komunikacija vedno samo neformalna, pa ostanejo zaposleni zmedeni in razočarani. Če je vsaka politika podjetja izdana le spontano, reakcionarno elektronsko, in nikoli formalno kot dobro premišljena misel, se lahko počuti, kot da se stojnice neprekinjeno premikajo. Je to res politika ali pa samo še eno razpoloženje, v katerem je vodstvo?
Morda vodja razvoja produktov v maju razbije podjetje s priložnostno napisanim e-poštnim sporočilom, ki pravi: »Skupina si je močno prizadevala za nov vmesnik, ki bo našemu računovodskemu programu olajšal uporabo. Ne vem za ime ali datum izdaje, vendar je vsekakor v izdelavi."
Nato je julija izšla elektronska pošta, ki pravi: »Nazaj smo na risalni plošči na vmesnikih. Cilj je povečana funkcionalnost, ki povzroči manj klicev za storitve za stranke. «
Vendar ni bilo nobenega uradnega sporočila o kakršnem koli povezovanju s preoblikovanjem vmesnikov. Kaj naj zaposleni povedo ali storijo glede vprašanj vmesnikov, če stranke vprašajo? V tem primeru je nujno, da se podjetje združi in izda uradno sporočilo, v katerem pravi, kaj si prizadeva razvojna skupina, saj je to ključna informacija za vsako raven podjetja, od načrtovanja proračuna do trženja, oddelki pa lahko razvijejo načrt delovanja na prihajajočih vmesnikih.
Kako naučiti formalne in neformalne komunikacijske metode
Ko govorimo o komunikaciji, je v igri več kot kdajkoli prej. Politike so kritične v podjetniških okoljih in ko jih postavljamo, je to formalno. Potrebne so pisne smernice, po potrebi pojasnila. Morda se pojasnilo lahko zgodi prek naslavljanja osebja na sestanku ali omogočanja razprave kanalom Slack, vendar je pomembno, da ni dvoumnosti.
Povabite zaposlene, da se vključijo in postavljajo vprašanja, če niso prepričani o ničemer. Sporočite jim, da je v redu, če pošljete e-pošto ali drugo pisno sporočilo, če želite, da se odgovori na vprašanja nanašajo na papir. Takšna papirna pot ščiti tudi podjetje.
Politike bi morale pokazati, kje podjetje stoji na stvareh, kot so gossip - da je lahko škodljivo in neproduktivno, da vsi zaposleni zaslužijo spoštovanje in zasebnost v zadevah na delovnem mestu in zunaj njega. Politike bi morale tudi pojasniti, da medtem ko so ljudje svobodni pri uporabi socialnih medijev kot zasebnikov, ne smejo deliti produkta dela ali govoriti o zadevah družbe na svojih socialnih kanalih.
Smernice lahko tudi pojasnijo, ali je uporaba elektronske pošte v delovnem okolju v redu ali če so takšna sporočila omejena na aplikacije za pošiljanje sporočil in podobno. Določiti bi morali, ali obstajajo pravila za pošiljanje sporočil ali pošiljanje po e-pošti po urah in če se od zaposlenih pričakuje, da bodo spremljala ta delovna mesta.
Tudi tu je treba ponoviti politike v zvezi z flirtanjem in nadlegovanjem, saj so vedno neformalne komunikacije, ki pogosto podcenjujejo pravila podjetja.
Konec koncev je pisni priročnik o komunikaciji v podjetju najboljši način za vzpostavitev korporativne komunikacijske kulture. Ne pozabite, da je neformalno komuniciranje dragocen del vsakega delovnega mesta, ki gradi moralo in bi ga morali včasih razcvetiti. Seveda se lahko izogne, če je neprekinjeno, zato bi morala družba imeti smernice o tem, kdaj je to primerno in kaj je primerno, da se o njej razpravlja neformalno. Spolna osvajanja, ne, ampak odličen vikend v kabini, to je v redu.
Na koncu, z ustvarjanjem pozitivnega, odprtega komunikacijskega delovnega okolja, boste ugotovili, da vaše podjetje uživa manj stresno, produktivnejše okolje z zaposlenimi, ki se na delovnem mestu počutijo bolj zveste in cenjene.
