Uspešni receptorji so sposobni elegantno upravljati z več nalogami, hkrati pa dati pozitivni prvi vtis svojih podjetij gostom, obiskovalcem in potencialnim zaposlenim. Ne glede na to, ali delate v majhnem podjetju za profesionalne storitve ali v veliki multinacionalni korporaciji, so ustrezne organizacijske sposobnosti lahko ključnega pomena za vzdrževanje učinkovite recepcije. Najboljše recepcionistične organizacije poenostavljajo rutinske naloge in povečujejo učinkovitost gostoljubja.
Kratka navodila
Ustvarite hitra referenčna navodila za rutinske informacije, kot so pogosto imenovane številke, uradne številke in seznami telefonskih dodatkov. Laminirajte ta vodila, da jih boste lahko rokovali in jih hitro poiščite. Ta vodila postavite v organizirano datoteko, ko jih ne uporabljate aktivno. Razmislite o dodatnih kopijah teh navodil, ki jih boste zagotovili na zahtevo. Ta navodila vam bodo omogočila večjo učinkovitost in vam bodo pomagala pospešiti rutinske naloge, kot je prenos klicev.
Ključna imenovanja
Naredite seznam predvidenih obiskovalcev za dan po dogovoru. Navedite ime osebe, ki jo morate ob prihodu obvestiti. Ta seznam vam bo omogočil prilagoditev vaših pozdravnih izjav obiskovalcem. Na primer, ko pride gost, lahko rečete: "Dobrodošli, gospod Smith. Gospa Epps je navdušena nad vašim srečanjem." Ta vrsta pozdrava gostu daje večjo dobrodošlico in lahko pomaga izboljšati rezultate njegovega srečanja. Ta prilagojena dobrodošlica je še posebej koristna pri intervjujih za zaposlene. Če se potencialni zaposleni počuti dobrodošlo, bo za svoj intervju bolj prijazna in bo imela ugodnejši pogled na delo v podjetju.
Časovni razpored prekinitve rotacije
Poskrbite, da boste imeli ustrezno podporo, da pokrijete svoje dolžnosti, ko ste na odmoru ali imate bolniške dni. Naredite "goljufije", ki opisujejo osnovne dolžnosti in funkcije, ki jih je mogoče dati vsakomur, ki vas zapolni. Razmislite o oblikovanju formalnega načrta, ki bo spremenil pokritost dolžnosti med različnimi oddelki vašega podjetja. Ta sistem rotacije vam bo omogočil več stikov z več deli podjetja, kar vam bo v prihodnje olajšalo usmerjanje vprašanj.
Zbirka knjig
Ustvarite beležko podjetij, ki poudarja pozitivne novice in dejavnosti podjetja. Oblikujte te knjige, ko boste imeli odmore in jih postavite v čakalnico, kjer bodo obiskovalci lahko pregledali. Te knjige bodo obiskovalcem zagotovile konstruktiven način, da bodo mimo časa, ko čakajo na imenovanje, pomagale, da bodo hkrati postale bolj seznanjene z vašim podjetjem. Z zadrževanjem vaših gostov boste lahko pozorni na druge naloge in telefonske klice, kar povečuje vašo organizacijsko učinkovitost.
Osvežilne pijače
Osvežilne pijače lahko dosežete na recepciji. Namestite majhen hladilnik za shranjevanje hladnih pijač pod vašo mizo ali v čakalnici. Na voljo imate tudi aparat za kavo z eno skodelico, skupaj s standardnimi kavnimi izdelki, kot sta sladkor in smetana. Postavite pladenj pečenega blaga na sprejemni pult ali skledo trdega bonbona. S temi osvežilnimi napitki lahko gostom vašega podjetja ponudite topel sprejem, ne da bi morali zapustiti recepcijo.
