Preplačilo zaposlenemu je običajno posledica napake pri izračunu plač. Kot delodajalec se lahko zgodi, da plačate zaposlenemu več ur ali plače, kot je upravičena, ali če ne opravite obveznega ali prostovoljnega odbitka. V obeh primerih lahko popravite situacijo.
Posvetujte se z državnim zakonom
Ko odkrijete napako, se posvetujte z državnim oddelkom za delo o postopkih za pobiranje preveč plačanih plač. Mnoge države dovoljujejo takšne odbitke z odbitkom plač. Odvisno od zneska, ki ga dolgujete, lahko zadržite plačilo za vrsto plačil v obliki pavšalnega zneska. Državni zakon na splošno omejuje znesek, ki ga lahko zadržite v enem plačilnem obdobju. Upoštevajte, da država poleg obveznih odbitkov ne sme dovoliti nobenih odbitkov od plače zaposlenega brez njenega pisnega soglasja. Poleg tega vam lahko država prepove opravljanje odbitka, če povzroči, da bo dohodek zaposlenega padel pod zahtevano minimalno plačo.
Obvestilo o odplačilu
Zbiranje vračila preko odbitka na izplačane plače je primerno za zaposlenega, še posebej, če ste naredili napako in je zaposleni že porabil preplačilo. Če ste odkrili napako kmalu po plačilu zaposlenega in ga takoj obvestite, bo lahko zaposleni takoj plačal preplačilo. Če preplačilo pobirate z odbitkom na izplačane plače, o tem pisno obvestite zaposlenega in navedite podrobnosti o preplačilu, kot je na primer, ko je prišlo do preplačila, znesek, ko bo prišlo do vsakega odbitka na izplačane plače in zneske odbitka. Delodajalcu dajte druge možnosti plačilnega sredstva, kot so osebni ček, denarna nakazila ali gotovina. Če je potrebno pisno soglasje zaposlenega za odbitek in zaposleni zavrne, lahko poskusite povrniti preplačilo tako, da vložite tožbo na sodišče zoper zaposlenega.
Prilagoditve plač
Ko pobirate preplačilo, morate tudi ustrezno prilagoditi evidenco o izplačanih plačah zaposlenega. Na primer, če ste preveč plačali za 200 dolarjev za določeno plačilno obdobje, prilagoditev opravite kot negativno, tako da je izločena iz zaslužka zaposlencev iz leta v leto, njen W-2 pa bo pravilen za davčne namene. Ko ste zaposlenemu preveč plačali, se iz njenega plačila izločijo tudi davki in odbitki, povezani s preplačanim zneskom. Programska oprema za izplačilo plače samodejno prilagodi evidenco o izplačanih plačah zaposlenega, ko vpišete preplačilo kot negativno. Če ne uporabljate programske opreme za izplačilo plač, ročno ugotovite razliko med prvotnimi odbitki in tistim, kar bi morali biti. Razlika je pri preplačanih zneskih odbitkov. Ko od plače zaposlenega odštejete preveč izplačano plačo, se zmanjša njen skupni dohodek in ji odbitki prilagodijo z zmanjšanjem zneskov. Če je preplačilo posledica odbitka, ki ga sploh ni bilo, se odbitek prilagodi kot pozitivno, tako da se odšteje od njenega dohodka.
Presežek plačila davka na brezposelnost
Od vas se zahteva, da plačate zvezni davek za brezposelnost in državni davek na brezposelnost do določenega zneska vsako leto za vse zaposlene, ki jih plačujete. Če plačate zaposlenega in ne dosežete letne omejitve plače, lahko to povzroči, da plačate tako zvezno kot državno davčno stopnjo za brezposelnost. V tem primeru prijavite zvezno davčno neplačilo na davčno službo in državno državno agencijo za davek na brezposelnost nakažite preplačilo davka na brezposelnost, tako da lahko prejmete kredit za preplačilo.
