Če želite postati vodilni v industriji ali celo preprosto napredovati v svoji karieri, morate obvladati umetnost komunikacije ali proces, v katerem posamezniki komunicirajo, izmenjujejo in interpretirajo pomene. Brezbrižno posredovanje informacij preko mirujočega chitchata je enostavno. Učinkovito komuniciranje zahteva znanje in natančnost. Da bi lahko uspešno komunicirali, morate biti sposobni učinkovito predstavljati ideje, prepričljivo, jasno in jedrnato.
Kako obvladati umetnost komuniciranja v podjetju
Kot bistvena kakovost v poslovnem svetu lahko komunikacija povzroči ali razbije vašo kariero. Če želite postati vodilni v industriji ali celo preprosto napredovati v svoji karieri, morate obvladati umetnost komunikacije ali proces, v katerem posamezniki komunicirajo, izmenjujejo in interpretirajo pomene. Brezbrižno posredovanje informacij preko mirujočega chitchata je enostavno. Učinkovito komuniciranje zahteva znanje in natančnost. Da bi lahko uspešno komunicirali, morate biti sposobni učinkovito predstavljati ideje, prepričljivo, jasno in jedrnato. Komunikacija je uspešna le, če pošiljatelj in prejemnik razumeta vsebino informacij, predstavljenih na enak način. Torej, kako obvladati umetnost komunikacije?
Razumeti osnovna komunikacijska načela Najprej morate biti jasni, zakaj komunicirate in nato sporočiti svoje sporočilo brez nesporazumov in zmede. Zmanjšajte pogostost nesporazumov z jasno, jedrnato, natančno in dobro načrtovano komunikacijo. Razmislite o svojih ciljih, saj jih morate artikulirati, da bi to dosegli. • Kaj želite, da se vaše občinstvo spomni? • Kaj želite posredovati? • Kaj želite doseči s svojim sporočilom?
Drugič, morate vedeti, kako poslati podatke na tak način, da ga lahko sprejemnik pravilno dekodira. Uspeh pri tem je odvisen od jasno navedbe informacij, pa tudi od predvidevanja in odprave morebitnih virov nesporazumov. Ključ: poznavanje občinstva. Vaše sporočilo se posreduje posameznim članom občinstva, od katerih vsi vstopajo v komunikacijski proces s svojimi idejami in prepričanji, ki bodo nedvomno vplivali na njegovo razumevanje sporočila. Prav tako je bistveno, da razumete prednosti in slabosti različnih komunikacijskih kanalov, ki vključujejo, vendar niso omejeni na, osebno, telefonsko, elektronsko pošto in besedilo. Uporabite ustrezen kanal za svoje sporočilo. Dolgotrajna navodila, na primer, po telefonu verjetno niso najbolj učinkovita pot. Prav tako ne posreduje negativnih povratnih informacij po e-pošti. Preverite prednosti in slabosti vseh komunikacijskih kanalov glede na vaše sporočilo, da zagotovite, da izberete kanal, ki bo najbolje sporočil sporočilo. Bodite dovzetni za povratne informacije svojega občinstva, še posebej, ko komunicirate osebno ali po telefonu. Bodite pozorni na verbalne in neverbalne reakcije na vaše sporočilo, da bi ocenili, ali je občinstvo razumelo pomen predstavljenih informacij. Drug način za povečanje komunikacijskih veščin v podjetju je odstranjevanje ovir, ki lahko povzročijo nesporazume. Potencialne ovire za vaše sporočilo so lahko vse od prevelikega trajanja, uporabe napačnega komunikacijskega kanala, neorganiziranosti pri predstavitvi informacij, uporabe slabega verbalnega in neverbalnega jezika, preveč hitrega posredovanja informacij, nerazumevanja kulture občinstva in ne predstavi poenostavljenega in jedrnatega sporočila. Poleg teh splošnih smernic lahko svoje komunikacijske veščine izboljšate tako, da se osredotočite na splošnejša področja komunikacije, kot so ustvarjanje učinkovitih in ustvarjalnih prvih vtisov, posredovanje pravilnega neverbalnega govorja telesa, učinkovito komuniciranje verbalno, aktivno poslušanje, osredotočanje na razvoj pisanja spretnosti in učenje pravilnega bontona za komuniciranje prek tehnoloških kanalov.
Ustvarite trajen prvi vtis Cilj ustvarjanja trajnega prvega vtisa je vzpostaviti udobje, zaupanje in odnos z osebo, s katero se srečujete. Potrebujete le kratek pogled, približno tri sekunde, da vas nekdo oceni, ko se prvič srečate. Njihovo mnenje o vas se hitro oblikuje na podlagi vašega videza, govorice telesa, obnašanja, manire in kako ste oblečeni. V poslu je ključnega pomena, da vedno ustvarite vtis profesionalne prisotnosti. Nekaj preprostih načinov, kako narediti močan in učinkovit prvi vtis, so naslednji: • Naredite prijazen neposreden stik z očmi, da razvijete medsebojno zaupanje. • Vstanite in sedite naravnost, saj dobra drža ustvarja takojšnji vtis kompetence in kaže, da ste zadovoljni v poslovnih situacijah. • V stiku z očmi vzdržujte stik z roko in naslovite osebo po imenu. • Pridite deset do petnajst minut pred predvidenim časom. • primerno obleko za sestanek. Spoznajte tradicije in norme, ker se ne želite pojaviti v poslovni obleki, ko so vsi drugi oblečeni priložnostno. • Ohranite čist in urejen videz. Pred sestankom opravite trideset sekund hitro preverjanje. • Nasmej se s toplino in samozavestjo. • Bodite vljudni in pozorni.
Prvi vtisi pomenijo ustvarjanje dojemanja strokovne prisotnosti za vzpostavitev verodostojnosti. S svojim telesom govorite o ustreznem zaupanju in samozavesti s tem, da se z visokim položajem, toplo nasmejano, sprostite druge, ustvarjate prijazen stik z očmi, pozdravljate s trdnim stiskanjem roke, razširjate vljudnost vsem, projicirate resnično navdušenje in prijaznost ter se primerno oblačite.
Ponovno poudarite svoje sporočilo z neverbalnim sporazumevanjem Samo približno sedem odstotkov čustvenega pomena v sporočilu je sestavljeno iz dejanskih besed in še oseminštirideset odstotkov se posreduje s pomočjo našega glasu in glasovne pregibnosti. To pomeni, da petdeset pet odstotkov našega pomena v sporočilih prenašamo prek neverbalne komunikacije, ki vključuje izraz obraza, kretnje in držo. Torej, čeprav morda govorite eno stvar, lahko govorica vašega telesa izraža nekaj povsem drugega. Pametni strokovnjaki uporabljajo neverbalne komunikacijske spretnosti za izgradnjo zaupanja in odnosov s strankami in sodelavci, tako da ohranjajo njihov telesni govor skladen in skladen z njihovim besednim sporočilom. Za uspeh v poslovnem svetu se morate naučiti ne samo posredovati vaše sporočilo verbalno, ampak tudi neverbalno. Uporabite neverbalno komunikacijo zavestno in namerno, da postane vir moči in moči v vaših poslovnih interakcijah. Prvič, razumeti svoje neverbalne komunikacijske moči in slabosti, nato razčleniti komponente in vaditi vplivno, dosledno in naravno izvajanje, ki se začne z očmi. Poskusite začeti z naslednjim: • Preglejte vaš vstop v sobo. Ali ste opazili, ko vstopite v sobo? • Ali nudite svojo roko takoj, ko spoznate nekoga, ne glede na raso ali spol? • Ali ste na srečanjih in med pogovori stalno v stiku z drugimi? • Ali ste nagnjeni k gibanju, ki lahko moti nekoga, da se poveže z vami? • Ali vam neverbalni signali pošiljate jasno in skladno z vašim sporočilom? Ali so ljudje na splošno zmedeni glede tega, kje stojijo z vami? • Ali poznate vaše obrazne reakcije v različnih situacijah?
Naša fizična navzočnost je stvar, ki jo drugi opazijo, ko se srečajo z nami, zato poskrbite, da boste izžarevali energijo, imeli boste pravilno držo, trdno stisk roke in prijazno stik z očmi. Naučite se ne samo obvladovati začetni govor telesa, temveč tudi svoje odzive na druge, kot je ohranjanje brezizraznega obraza, ko je jezen. Na koncu se naučite ujemati in zrcaliti tako, da sprejmete načine in manirere osebe ali ljudi, s katerimi sodelujete.Usklajevanje energetskih ravni, izraza obraza, ton glasu, besednjak in hitrost je najhitrejši način za izgradnjo odnosov v komunikacijskem procesu. Nebesedni namigi zagotavljajo kontekst za razlago surove vsebine komunikacije, zato morate zagotoviti, da vaše besedno in neverbalno sporočilo ostane sinhronizirano.
Oživitev verbalne komunikacije Komunikacija iz oči v oči bo vedno najboljši komunikacijski kanal. Nikoli ne podcenjujte vrednosti glasovnega tona in čustev, ki jih prenašate preko govorice telesa, še posebej, ko kritikujete nekoga ali negativno posredujete povratne informacije. Če se ne strinjate z nekom, medtem ko vaše besede izražajo vaše nestrinjanje, lahko vaš ton, drža in očesni stik hkrati izražajo svojo vrednost in spoštovanje mnenja druge osebe. Medtem ko je telefonski pogovor tudi boljši komunikacijski kanal, je še vedno daleč drug do drugega. Zanašamo se na bogato obogatitev neverbalnih znakov za razlago pomena za besedami drugih in srečanja iz oči v oči pomagajo odpraviti potencialne ovire, ki bi lahko napačno razumele želeno sporočilo. Torej, če ste vedno v dvomih glede tega, katero metodo uporabiti, je komuniciranje z nekom iz oči v oči vedno najvarnejši in najučinkovitejši način zagotavljanja učinkovitega sporočanja vašega sporočila. Če imate težave z izražanjem verbalno, poskusite nekaj od naslednjega, da pomagate izostriti svoje veščine govorne komunikacije: • Poglejte verbalne interakcije v vaši pisarni, da poslušate, kako posamezniki predstavijo ideje strankam, slišite ton glasu in glasovne pregibnosti, ki se uporabljajo pri predstavljanju ideje in kako se razpravlja o razlikah. • Vadite izražanje svojih zamisli prijateljem in družini ter jih napišite. Poskrbite, da boste vedeli, ali so razumeli, kaj ste poskušali posredovati ali ne. • Pridobite prodajno službo za krajši delovni čas, da boste pridobili zaupanje v izražanje sebe in verbalno komuniciranje z drugimi. • Uporabite zgodbe, citate in šale, da bi pomagali prenesti vaše sporočilo. • Vnaprej organizirajte svoje ideje in pripravite svoje sporočilo. • Skrbno izberite besede. Govorite specifično, jedrnato in se izogibajte nemarnemu jeziku. • Bodite pozitivni v odnosu in izbiri besed. • Uporabite živa jezika, primere, ostanite optimistični in uporabite različne glasovne tone, da obdržite občinstvo. • Snemite se, da boste bolje razumeli vaš edinstven slog komuniciranja.
Obvladovanje govorne komunikacije razvija osebno rast in izboljšuje poslovne odnose in interakcije. Besede imajo moč ustvariti čustva in premakniti ljudi, da sprejmejo želeno dejanje. Izkoristite moč verbalne komunikacije, ki vam bo pomagala doseči vaše poklicne cilje.
Spoznajte moč aktivnega poslušanja Medtem ko je izražanje lastnih idej pomembno v komunikaciji, je aktivno poslušanje drugih prav tako pomembno za obvladovanje umetnosti komuniciranja. Velik del učinkovitega komuniciranja vključuje uspešno poslušanje. Samo približno 25-50% tega, kar slišimo, se dejansko spomni, kar pomeni, da se morate zavestno potruditi, da ne slišite le besed, ki jih nekdo govori, ampak poskusite razumeti celotno sporočilo, ki ga prenašate. Ne podcenjujte moč tišine. Osredotočite poslušanje tako, da ne razmišljate o tem, kaj boste povedali naslednji, temveč se zavestno potrudite, da se psihično koncentrirate in ostanete fizično pozorni. Postajanje aktivnega poslušalca zahteva čas, potrpežljivost in prakso. Spodaj uporabite naslednje elemente, ki vam bodo pomagali izboljšati vaše sposobnosti aktivnega poslušanja. • Osredotočite pozornost na zvočnik. Natančno bodite pozorni na njihovo neverbalno komunikacijo. • Pokažite, da poslušate skozi telesno govorico, geste, nasmeh in občasno pokimajte. • Spoznajte, kaj druga oseba govori z občasnim kimanjem ali »uh huh.« • Zagotovite pozitivne povratne informacije tako, da parafrazirate povedano, postavite odprta vprašanja ali občasno povzamete. • Odložite presojo, dokler govornik ne dokonča predstavitve svojega sporočila. Ne prekinjajte. • Ne dovolite, da vaši osebni filtri, predpostavke, presoje in prepričanja izkrivljajo informacije, ki jih slišite. Da bi pojasnili razumevanje, povzemite povedano. • Dajte osebi svojo nepodeljeno pozornost. Ne dovolite, da vas vaše okolje moti.
Poslušanje je več kot zgolj poslušanje besed. Aktivno poslušanje vključuje osredotočanje na glasovni ton, izbiro besede, neverbalni govor telesa, preglasitev glasu, ne skok na zaključke in ne izkrivljanje tega, kar govorijo naše lastne percepcije. Aktivno poslušanje pomeni biti objektiven in odprt za to, kar nekdo komunicira, ne da bi omogočil našim osebnim prepričanjem, da vplivajo na sporočilo. Ustvarite boljše poslovne odnose in zmanjšajte konflikte v odnosih, tako da izboljšate sposobnost komuniciranja prek aktivnega poslušanja.
Ilustrirajte razlikovanje z izjemnim pisanjem
Kot bolj konkretna oblika komunikacije pisana beseda pušča manj prostora za napake in napake. V tehnološko primerni družbi, kjer pisna komunikacija hitro postaja prednostna metoda komuniciranja, je pomembno, da lahko pisno komuniciramo pomembno spretnost za izpopolnitev. Na današnjem delovnem mestu delodajalci aktivno iščejo posameznike, ki so sposobni učinkovito komunicirati prek pisane besede. Torej, kako lahko polirate svoje sposobnosti pisanja? • Izogibajte se slengovskim besedam. • Odmaknite se od simbolov in se izogibajte klišejem. • Vedno imejte pravilno črkovati imena. • Stavke naj bodo kratke in preproste. • Korektura, korektura, lektoriranje. • Revidirajte dokumente, dokler niso jasni in jedrnati. Izogibajte se tujim informacijam. • Prepričajte se, da so dokumenti logično organizirani. • Urejanje pisanja za izbiro besed in odpuščanje. • Uporabite pravilno ločilo in pravilno slovnico. • Izboljšajte svoj besednjak z uporabo slovarja za iskanje pomena neznanih besed. • Preberite vsako priložnost, ki jo dobite. Bolj ko berete, bolj razširite svoj besednjak in povečate zavedanje o učinkovitem pisanju.
Naučite se gledati pisanje kot spretnost, ki jo je treba nenehno izpopolnjevati s pomočjo prakse in napora. Vadite učinkovito pisanje ob vsaki priložnosti, tudi ko pišete preprosto e-pošto prijateljem in družini. Pisna komunikacija ima trajen učinek in stalno prisotnost, zato vedno skrbite s tem, kar komunicirate s pisanjem.
Pokažite ustrezno etiketo v tehnološki komunikaciji Ker je delovno mesto 21. stoletja bolj raznoliko in tehnološko spretnejše, se morajo vaše komunikacijske sposobnosti nenehno izpopolnjevati, da bi zagotovili karierni uspeh. Ker je stari model upravljanja diktature nadomeščen z participativnim upravljanjem in večjo uporabo skupin, se stara komunikacijska metoda, ki daje prednost osebni komunikaciji ali glasovni komunikaciji, nadomesti z neosebnimi komunikacijskimi metodami, kot so elektronska pošta, faks in glasovna pošta. Kljub povečani uporabi v tehnologiji za komunikacijo in čeprav zagotavljajo hitro rešitev za posredovanje informacij, ne pozabite, da te metode puščajo več prostora za nesporazume in konflikte. Poskusite posredovati samo dejanske informacije prek teh kanalov. Rezervirajte vso komunikacijo, ki vključuje kakršna koli čustva, izražena za osebne metode, kot so osebno ali po telefonu.
Vezava vse skupaj Veščine primerne komunikacije so najbolj iskane lastnosti v poslovnem svetu. Robert Kent, nekdanji dekan Harvardske poslovne šole, je tako ustrezno povzel: »V podjetju je komunikacija vse.« Brez zmožnosti učinkovitega komuniciranja ne moremo natančno posredovati sporočil, pustiti drugim vedeti, kaj mislimo ali čutimo, graditi partnerstva, motivirati druge ali reševati konflikte. Ko se boste profesionalno dvignili, bodo komunikacijske spretnosti postale bolj bistvene za vaš uspeh. Uspešno komuniciranje je enako uspešni karieri.
