Ne glede na to, ali prodajate pripomočke ali nudite storitve in strokovno znanje, so pisma, ki zahtevajo plačilo zapadlih računov, nujen del poslovanja. Včasih je treba ljudi preprosto opozoriti na njihov dolg. Včasih se lahko stranke namenoma izogibajo svojim obveznostim. V prvem primeru lahko ta pisma pospešijo plačilo dolgovanega zneska; v slednjem lahko pomagajo prikazati korake, ki ste jih storili, preden ste zahtevali formalna prizadevanja za zbiranje, kar vam lahko pomaga pri prevladi na sodišču. V vseh primerih morajo biti pisma napisana jasno, jedrnato in vljudno, profesionalno
Navedite stanje zapadlosti
Uvodni del pisma mora jasno navajati preostanek dolga. Po preprostem pozdravu (kot je »Dragi gospod Smith«), odprite pismo tako, da bralca prisrčno opozorite na natančen znesek, ki ga dolgujete. Uporabite izjavo, kot je “To pismo vas opominja na vaše neplačane obveznosti do družbe ABC Corporation. Naši zapisi kažejo, da je vaš račun zapadel v znesku 56,39 USD. “Preden sestavite ta del pisma, preverite natančen znesek, ki ga morate plačati, s plačljivimi računi. Dopisu priložite kopijo neporavnanega računa in navedite prilogo v tem razdelku.
Opišite sprejemljive oblike odplačevanja
Odvisno od narave dolga, pravilnikov o plačilu računov vašega podjetja in od tega, kako hitro želite povrniti dolgovani denar, je sprejemljiva oblika plačila še ena pomembna podrobnost, ki jo je treba jasno navesti. Denar v blagajni je očitno hitrejši od čakanja, da se osebni ček razčisti, vendar glede na znesek morda ne bo mogoče zahtevati odplačila na ta način. Prav tako ne vsako podjetje sprejme kreditne kartice, podjetja pa lahko sprejmejo kartico enega izdajatelja, ne pa druge. V vsakem primeru vključite izjavo, kot je »Plačilo se lahko opravi z gotovino, čekom ali s kreditno kartico. Sprejemamo Visa ali Mastercard. Pregledi se lahko izvedejo na računih, ki jih je treba plačati."
Jasno navedite rok
Ne pustite, da je zahteva za odplačilni rok odprta za tolmačenje. Uporabite izjavo, kot je "Prosimo, da to stanje vrnete v 10 delovnih dneh ali se takoj obrnete na našo pisarno, da opravite plačilo po telefonu." Navedba roka ne samo ponavlja občutek nujnosti za bralca, temveč vam tudi poda časovni okvir za lahko pričakujete plačilo in vam omogoča, da razmislite, kaj storiti, če plačilo v tem oknu ni prikazano.
Posledice države za zamudo
Če obstajajo kakršne koli posledice za nadaljnjo zamudo pri plačilu, jih navedite v zaključku pisma. Skupna posledica je začetek formalnega pravnega postopka za izterjavo zneska na sodišču. Druge posledice so lahko dvig spora višje v organizaciji ali ustavitev storitev. Če je pismo zadnje opozorilo, uporabite izjavo, kot je »To je zadnje obvestilo, ki ga boste prejeli. Če ne bomo prejeli celotnega plačila v 10 dneh od datuma tega pisma, bomo zahtevali vsa pravna sredstva, ki so na voljo za izterjavo tega dolga."
