Pomembno je vedeti, kako napisati dobro oblikovano poslovno pismo. Če se prijavljate za delo, zahtevate sestanek ali pošiljate predlog, se prepričajte, da ste uporabili pravilno obliko poslovnega pisma in da je vaše pismo brez napak in jasno napisano. Prav tako se želite prepričati, da doseže pravilno osebo. Dober način za to je, da svojemu pismu dodate "pozornost".
Kje poteka linija pozornosti?
Formalno poslovno pismo se začne z vašim imenom in naslovom v zgornjem levem kotu, nato z datumom in naslovom prejemnika. Če se odločite za vključitev linije pozornosti, jo vstavite takoj za drugim naslovom.
Linija pozornosti se razlikuje od vrstice za zadevo. Vrstica pozornosti usmerja pismo prejemniku z uporabo polnega imena ali naslova. Najbolj smiselno je uporabiti linijo pozornosti, ko poznate samo naslov prejemnika in ne njegovega polnega imena.
Zadevna vrstica pa po drugi strani razglaša namen pisma. Včasih so uporabne, če ne poznate imena ali naslova prejemnika. Nato lahko uporabite vrstico z naslovom, kot je predmet: Pismo vloge za pripravnika za trženje.
Primer linije pozornosti
Postavitev poslovnega pisma z linijo pozornosti izgleda takole:
Primer:
Tvoje ime
Vaš naslov
Vaša telefonska številka
Današnji datum
Ime podjetja
Naslov podjetja
Pozor: direktor marketinga
Sledilo bi pismo.
Ko potrebujete linijo pozornosti
Obstaja nekaj razlogov, zakaj je linija pozornosti dobra ideja za poslovno pismo.
- Ne veste imena osebe, ki bi morala prejeti pismo, vendar veste njegovo ime. V tem primeru vrstica pozornosti vsebuje samo naslov. Pozor: direktor marketinga
- Hočeš, da je pismo dostavljeno določeni osebi v podjetju.
- Želite, da pismo doseže prejemnika hitreje.
Ko je linija pozornosti nepotrebna
Vrstice pozornosti so najbolj uporabne, če ne poznate imena osebe, ki naj bi prejela vaše pismo. Potem je smiselno, da pišete Pozor: direktor marketinga. Bilo bi neumno pisati Dragi direktor marketinga. Linija pozornosti je bolj smiselna pri uporabi naslova.
Ko poznate polno ime in naslov prejemnika, je standardno izpuščati linijo pozornosti in samo vključiti njihovo ime in naslov v naslovno vrstico podjetja in v pozdrav.
Primer:
Vaše ime in naslov
Datum
Barry Botts
Direktor marketinga
Ime in naslov podjetja
Spoštovani gospod Botts:
Kadar je to potrebno, uporabite samo pozornosti. Niso običajna praksa, vendar lahko dobro delujejo, če ne poznate imena prejemnika, vendar poznajo njegov naslov.
