Pri večini poslovnih transakcij se od strank pričakuje, da bodo plačale ob nakupu blaga ali opravljenih storitvah. Nekatera podjetja strankam omogočajo pošiljanje plačil po tem, drugi pa strankam omogočajo, da sčasoma izplačajo obroke. To večinoma dobro deluje in malo podjetij ima težave z velikim številom neplačnikov. Kadar pa se pojavijo težave s plačili strank, morajo podjetja sprejeti ustrezne ukrepe za plačilo. Eden prvih korakov je pogosto pismo, ki zahteva plačilo.
Na vrh strani vnesite svoje ime ali ime podjetja, naslov, kontaktne podatke, kot so telefonska številka in e-poštni naslov, ter datum. Namesto tipkanja podatkov lahko uporabite pisemsko glavo podjetja na vrhu strani, vendar morate na desni strani še vedno vključiti datum.
Na levo stran postavite ime stranke, naslov in številko računa, če je primerno, šest vrstic z vrha strani.
Navedite znesek, ki ga stranka dolguje v prvem odstavku. Začnite pismo z izjavo, kot je: "To pismo zahteva plačilo v višini (prazno)." Obvestite stranko o datumu, ko naj bi plačal plačal.
Obvestite stranko o datumu, do katerega vam mora poslati plačilo. Navedite, če želite sprejeti manjše plačilo ali pripraviti načrt plačila.
Stranki povejte, kakšne bodo posledice nadaljnjega neplačevanja v drugem odstavku. To vključuje pristojbine, povečanje obrestne mere, tožbe ali pošiljanje računov agencijam za izterjavo.
Zahvalite se stranki za njegovo poslovanje in za njegovo pravočasno pozornost na zadevo v zadnjem odstavku. Povabite ga, naj vas kontaktira z vprašanji. Na dnu strani vnesite svoje polno ime in ime delovnega mesta. Dodajte podpis nad vnesenim imenom.
