Nobeno podjetje ni premajhno za sistem za nadzor zalog. Kljub temu pa možnosti, kot je integriran elektronski sistem, niso niti potrebne niti stroškovno učinkovite. Po drugi strani pa je pri ročnem sistemu težko doseči ravnovesje med preveč in premalo inventarja. Če to opisuje vaše podjetje, je lahko uporaba Excelove preglednice za sledenje inventarju stroškovno učinkovita alternativa. Čeprav Excel ne more avtomatizirati vsega, lahko formule in pravila za pogojno oblikovanje pomagajo izračunati ravni zalog in pomagati pri natančnem in pravočasnem naročanju inventarja.
Ustvarite preglednico osnovne zaloge
Ustvarite preglednico od začetka ali prenesite brezplačno predlogo za sledenje inventarja s spletnega mesta Microsoft Office na naslovu office.microsoft.com. Za preprost sistem bo delovala preglednica v 11 stolpcih za naloge sledenja inventarja. Ustvarite oznake stolpcev za ID inventarja, ime izdelka, opis, ceno na enoto, količino na zalogi, prodane artikle, trenutno količino, raven ponovnega naročanja in oznako stolpca, da boste lahko identificirali opuščene postavke. Preglednico boste morali izpolniti s trenutnimi informacijami, zato je to pravi čas za izvedbo štetja fizičnega inventarja.
Kako deluje
Vnesite trenutne podatke o inventarju za vse, razen za prodane, trenutno količino in ukinjene stolpce. Stolpec umaknjenih elementov služi kot alternativa brisanju informacij iz preglednice, ko elementi niso na voljo. Ko posodabljate preglednico z vnosom podatkov o prodaji predmetov, bo formula izračunala količino, ki je trenutno na voljo. Če so trenutne ravni količin enake ali manjše od ravni ponovnega naročanja, vas bo barva ozadja v stolpcu trenutne količine opozorila, da spremenite vrstni red, tako da spremenite barvo.
Ustvarite trenutno količinsko formulo
V stolpec trenutne količine vnesite količino na zalogi minus prodane formule. Če jo želite ustvariti, kliknite prvo celico pod oznako stolpca trenutne količine in vnesite znak za enakost. Nato kliknite v prvi celici pod oznako količine na zalogi, vnesite znak minus, kliknite v prvo celico pod etiketo, ki ste jo prodali, in pritisnite "enter". Na primer, formula se lahko pojavi kot “= E3-F3.” Če želite razširiti formulo, kliknite celico, postavite miškin kazalec nad spodnji desni kot celice, tako da kazalec spominja na križ. Držite levi gumb miške in povlecite na dno preglednice.
Vnesite pravilo ponovnega urejanja
Spremenite barvo ozadja trenutne količinske celice v rdečo, da vas opozori, ko je čas za spremembo vrstnega reda. To storite tako, da v prvi celici pod oznako stolpca trenutne količine izberete »pogojno oblikovanje« iz Excelovega traku, izberete »označite možnosti celic« in izberete »med«. V pogovornem oknu, ki se odpre, vnesite številko 5 v v prvo besedilno polje v drugo polje za besedilo vnesite ničlo in v spustnem meniju izberite možnost "svetlo rdeče polnjenje". Razširite pravilo tako, da povlečete skozi vse celice v stolpcu tako kot s formulo.
