Medtem ko lahko podjetja skoraj vseh velikosti uporabljajo sistem podjetja, se v večini primerov podjetje nanaša na organizacijo 500 ali več računalnikov, ki so povezani v isto omrežje. Ne glede na velikost podjetja imajo poslovni sistemi vse eno skupno lastnost: zmanjšujejo napore, ki jih potrebujejo vodje in zaposleni pri upravljanju informacij. Sistemi podjetij združujejo informacije in procese, ki se uporabljajo v organizaciji, in v idealnem primeru omogočajo dostop do njih z enega mesta.
Danes so na voljo tri različne vrste poslovnih sistemov:
- ERP: Načrtovanje virov za podjetja
- CRM: upravljanje odnosov s strankami
- SCM: Upravljanje dobavne verige
Razumevanje platforme programske opreme za podjetja
Vsakdo z računalnikom ali mobilnim telefonom že pozna dve vrsti programske opreme: operacijske sisteme in aplikacije. Operacijski sistemi, kot so Microsoft Windows, Linux, Android in Apple iOS, dostopajo do strojne opreme in zagotavljajo platformo, na kateri se lahko izvajajo aplikacije. Aplikacije ali aplikacije so programska oprema, ki jo uporabljate za igranje iger in delo.
V poslovnem okolju so računalniki običajno povezani v omrežje prek enega ali več zmogljivih računalnikov, imenovanih strežniki. Strežnik se lahko nahaja v vaši pisarni ali pa je nekje drugje, do katerega dostopate prek interneta. Aplikacije, ki se nahajajo na strežniku, ki jih lahko vsi hkrati uporabljajo v podjetju, se imenujejo poslovna programska oprema. Podjetje lahko uporablja poslovno programsko opremo za opravljanje stvari, kot je sledenje inventarju, upravljanje prodaje in plačil ter shranjevanje podatkov o strankah in evidenc zaposlenih.
Nasveti
-
Ko ljudje govorijo o oblaku, se nanašajo na strežnik ali skupino strežnikov, ki so dostopni prek interneta.
ERP: Sistemi za načrtovanje poslovnih virov
Če imate več poslovnih funkcij, ki jih želite dostopati v sistemu podjetja, je programski paket ERP pogosto najbolj smiseln.Tako kot Microsoft združuje svoje namizne aplikacije, kot so Word, Excel in Powerpoint, v en sam paket, ki lahko skupaj deluje, programska oprema ERP združuje poslovne aplikacije v en paket, ki lahko deluje tudi skupaj. Te aplikacije, ki se ponavadi imenujejo moduli, lahko kupite v paketih in potem, ko potrebujete več funkcionalnosti, lahko dodate dodatne module.
Sistemi ERP lahko običajno vključijo sisteme upravljanja odnosov s strankami in dobavne verige v svoje module.
CRM: sistemi za upravljanje odnosov s strankami
Programska oprema CRM je podobna ERP-ju, vendar, kot že ime pove, je osredotočena na podatke o strankah. Najpogosteje se uporablja za prodajo, storitve za stranke in trženje. Vse podrobnosti o vaših strankah lahko vnesete v sistem CRM, ki je na voljo vsem drugim v vašem podjetju. Vse osebne kontaktne informacije za različne osebe v organizaciji stranke se lahko shranijo, prav tako pa se lahko hranijo zgodovina, pritožbe in vračila. Po vnosu teh podatkov lahko sistem CRM uporabite za napoved prodaje in vam pomaga določiti tržne priložnosti.
CSM: sistemi za upravljanje dobavne verige
Programska oprema CSM se vrti okoli virov in logistike, ki je potrebna za pridobivanje izdelkov vašim strankam. Skupna dobavna veriga bi vključevala pridobivanje surovin od dobaviteljev, njihovo naročanje in sledenje pošiljkam, nato sledenje izdelkom, ki se proizvaja v proizvodnem procesu, shranjevanje v skladišču in nato pošiljanje strankam. Pravilno optimiziran sistem CSM bi lahko samodejno oddajal naročila dobaviteljem, preden bi potreboval surovine, ter spremljal učinkovitost vsakega oddelka, ko se izdeluje.
Raziskovanje različnih vrst modulov ERP
Različni moduli lahko nato dostopajo do teh podatkov in jih po potrebi predstavijo zaposlenim. Brez takšnega sistema lahko računovodska služba uporabi en sistem, v drugem sistemu pa prodajni oddelek, medtem ko skladišče uporablja tretji sistem. Informacije vsakega oddelka bi ostale v svojem silosu, nedostopne drugim oddelkom.
Recimo, na primer, da ste lastnik podjetja, ki je izdelalo dežni škornji. Brez sistema podjetja bi vsak oddelek deloval neodvisno drug od drugega. Če bi prodajni oddelek pristal na novi stranki, bi se morali obrniti na računovodje, da bi naročnika vzpostavili in odobrili za kredit. Po odobritvi bi morala računovodska služba obvestiti prodajno službo, da je mogoče prvo naročilo obdelati. Potem bi se moral nekdo uskladiti s skladiščem in proizvodnim oddelkom, medtem ko bi morali nabaviti oddelek za nabavo in kadrovske službe, da bi zagotovili dovolj zalog in delavcev za obdelavo naročila. Vsak od teh korakov bi vključeval e-pošto in telefonske klice v celotni družbi, kot tudi za stranko, dokler naročilo ni bilo poslano.
Z uporabo podjetniškega sistema, preko različnih modulov, se vse to lahko izvede samodejno in večinoma brez človeške interakcije, ki pospeši proces in zmanjša človeške napake.
Modul prodaje: Vaš prodajni zastopnik ima novo stranko, trgovsko oblačilno verigo v Kanadi, ki želi kupiti 1000 čevljev enake oblike in različnih velikosti. Podatke o stranki vnese v prodajni modul.
Modul računovodstva: Računovodska služba prejme obvestilo, da je bila dodana nova stranka. Preverjajo podatke o stranki in izvajajo kreditno preverjanje. Ko je naročilo stranke odobreno, prodajalec prejme potrditev, vključno s prodajno ceno in kupčevim popustom.
Modul inventarja: Kot potrjuje prodajni zastopnik, ji sistem pove, da je na zalogi 200 teh čevljev, ki jih je mogoče takoj poslati. Preostale škornje je treba izdelati in jih lahko odpremimo v dveh tednih.
Proizvodni modul: Ko je naročilo potrjeno, se vodja proizvodnje obvesti, da mora imeti na voljo 800 čevljev zahtevanih velikosti.
Modul za človeške vire: Po najnovejšem naročilu so človeški viri obveščeni, da so dosegli nov prag, in na podlagi posodobljene napovedi prodaje za četrtletje je treba zaposliti še dva zaposlena.
Modul nabave: Nova naročila za škornje samodejno sprožijo naročilo proizvajalcu gume v podjetju, da vzdržuje zalogo na najnižjem pragu.
Modul sledenja naročilu: Nova kanadska stranka se lahko prijavi na spletno mesto vašega podjetja, da bi videla, kdaj bo naročilo poslano. Sistem prikazuje tudi druge izdelke, ki so jih v preteklem mesecu naročali podobni trgovci.
Modul za podporo odločanju: Vidite, da so naročila v Kanado cvetela in so vam dala podatke, ki jih potrebujete, da se odločite, ali boste v tej državi zaposlili prodajnega zastopnika ali ne. Če pogledamo specifične stile, ki se tam prodajajo, se zavedate, da so za ta novi trg morda prisotni trgi za podobne čevlje.
Koristi in neuspehi poslovnih sistemov
Izbira ustrezne programske opreme podjetja lahko izboljša produktivnost, zmanjša stroške, poveča prodajo in odloči, da so odločitve o upravljanju učinkovitejše. V času globalne trgovine, če vaši konkurenti že uporabljajo podjetniške rešitve za racionalizacijo njihovega pretoka informacij, ne bi imeli podjetniške platforme manj konkurenčne in bi lahko ogrozili vaše poslovanje.
Po drugi strani pa je sprejetje podjetniške rešitve podobna temu, da vse vaše podatkovne jajce postavite v eno košaro. Težava z namestitvijo bi lahko paralizirala vsak oddelek. V raziskavi iz leta 2015 je 21 odstotkov vprašanih opisalo uvedbo svoje rešitve ERP kot neuspeh. Težave lahko vključujejo:
- Neprimerno usposabljanje osebja za upravljanje novega sistema.
- Ne razumevanje zahtev za osebje.
- Nepravilna nastavitev zahtevanih podatkov za dostop do sistema.
- Hekerji ne morejo zaščititi občutljivih podatkov pred dostopom.
Nekateri problemi lahko povzročijo glavobole le nekaj tednov, drugi pa lahko trajajo več let. Zgodovinsko gledano je bilo znano, da so slaba podjetja uvedla milijarde dolarskih korporacij. Klasična študija primera slabega izvajanja ERP je nekoč povzročila, da Hershey ni pravočasno prinesel čokolade na maloprodajni trg, zaradi česar so se cene delnic dramatično znižale. V zadnjih letih je bil napačen vstop Targeta v Kanado kriv tudi za slabo organizirano implementacijo ERP.
