Vnaprej odobrena shema plačil, drugače znana kot PAPP, zagotavlja udobje vašim strankam in oddelku za zaračunavanje storitev. Če vašemu podjetju dovolite, da prenese določen znesek sredstev s kontrolnega ali varčevalnega računa na vnaprej določen datum, se vašim strankam ne bo treba ukvarjati s težavami pri periodičnih plačilih. Podobno tudi dogovor o odvajanju plačilnih storitev od izdajanja računov in nekaterih obdelav plačil. Ker potrebujete pisno pooblastilo za dostop do računa druge stranke, morate zagotoviti dostop do računa v pisni obliki z obrazcem PAPP.
Zberite osnovne informacije o strankah. Obrazec v obrazcu oblikujete tako, da stranke v obrazec PAPP vnesejo svoje ime, telefonsko številko podjetja in naslov za izstavitev računa. Vključite polje za vse podatke o strankah, ki jih vzdržuje oddelek za obračun za vsako stranko.
Zberemo informacije o tekočem računu, iz katerega stranka odobri plačilo. Zberemo ime in naslov domače banke, njeno usmerjevalno številko - prvo devetmestno številko, ki se nahaja v spodnjem levem kotu čeka - in številko bančnega računa - serijo številk, ki sledijo usmerjevalni številki. Banke oblikujejo lastne sisteme številčenja računov, zato so lahko poljubne dolžine.
Za potrditev podatkov o preverjenem računu od kupca zberite neveljaven ček.
Navedite pisno izjavo, ki pooblašča vaše podjetje, da izvede dvige s navedenega računa, kot je potrebno. Če ostanejo datum obračunavanja in zaračunani znesek nespremenjeni, pustite prazna mesta za stranko ali agencijo za zaračunavanje storitev. Vzorčna izjava bi glasila: »S tem pooblaščam (ime podjetja), da bremenim svoj račun za $ ** _ na ** _ vsak mesec. Potrjujem, da imam pooblastilo za odobritev bremenitev z zgoraj navedenega računa in se strinjam s pogoji, ki jih določa ta sporazum."
Strankam zagotovite prostor za podpis in datum izjave, da odobrijo vaš račun.
V razdelku »Pogoji in določila« vključite vse pogoje, ki jih boste morda potrebovali. Ti elementi lahko vključujejo določbe, ki od kupca zahtevajo, da prevzame odgovornost za morebitne vrnjene ali zavrnjene pristojbine, in zagotovi obvestilo o spremembi podatkov o računu teden pred datumom obračuna, kot tudi okvirne določbe za vaše podjetje ali stranko, da prekliče pogodbo. s pisnim obvestilom.
Opozorilo
Čeprav bi morali ohraniti originalno kopijo sporazuma PAPP, jo je treba hraniti na varni lokaciji, da bodo vaše finančne informacije varne pred tistimi brez dovoljenja za uporabo.
