Brez sistema za upravljanje baz podatkov, ki organizira, nadzira in katalogizira podatke, bi bil informacijski sistem organiziran konglomerat podatkov. Končna vloga sistema za upravljanje baz podatkov je izvajanje kontrol in zagotavljanje vzdrževanja podatkovnih datotek z uporabo varnosti podatkov, da se zagotovi integriteta podatkov.
Katalogiziranje struktur datotek
Proces katalogizacije datotek v sistemu za upravljanje baz podatkov (DBMS) je izjemno pomemben. Obstajajo različne vrste datotek, ki segajo od dejanske računalniške kode in programov poizvedb (ki pridobivajo informacije) do programov za sistemske pripomočke in programe vzdrževanja zapisov. Vsi ti programi imajo edinstveno strukturo datotek, ki jo identificira sistemska shema ali shema. Brez procesa strukture datotek bi bile datoteke težko dostopne in delovale. Struktura datotek znotraj (DBMS) zagotavlja urejeno strukturo za dostop do datotek in upravljanje.
Identifikacija vrst podatkovnih baz
Sistem DBMS je lahko sestavljen iz različnih vrst podatkovnih baz. Podatkovna baza vsebuje podatkovno strukturo podatkov. Baze podatkov znotraj DBMS so lahko indeksirane, sekvenčne ali relacijske baze podatkov. Baza podatkov indeksa temelji na primarnem ključu in se lahko indeksira na katerem koli edinem polju v strukturi baze podatkov. Do zaporedne baze podatkov dostopamo tako, da začnemo pri prvem zapisu v bazi podatkov, relacijsko bazo podatkov pa sestavljajo zapisi, ki se lahko združijo z drugimi obstoječimi zapisi v drugi bazi podatkov na podlagi edinstvenih identifikatorjev. DBMS omogoča particioniranje, katalogiziranje in dostop do teh tipov baz podatkov.
Varnost podatkov
Varnost podatkov je pomembna funkcija za vsak informacijski sistem. DBMS zagotavlja varnostne tabele, ki so zapisi, namenjeni za informacije o uporabniku, identifikacijo in gesla. Varnostni sistem je izdelan iz tabel relacijskih baz podatkov in vsak pogoj (uporabniške kode za dostop) mora biti izpolnjen v vsaki tabeli, da lahko uporabnik dostopa do sistema. Sistemi DBMS imajo lahko vgrajene varnostne aplikacije, ki dodeljujejo uporabniške pravice in privilegije z uporabo tabele pooblastil v aplikacijah sistemskih pripomočkov.
Tabele in zapisi
V DBMS so vse podatkovne baze dodelile zapise. Zapisi so razvrščeni kot zapisi postavke ali podrobnosti. Zapisi postavk so splošni zapisi informacij in podrobni zapisi se osredotočajo na identifikator polja v zapisu postavke in zagotavljajo dodatne "podrobne" informacije o polju in ustvarijo njegov zapis iz zapisa postavke. Tabele so strukture, na katerih obstajajo zapisi postavke in podrobnosti. Primer zapisa postavke in podrobnosti je opis pohištva v podatkovni bazi, ki jo sestavljajo splošna podatkovna polja za pošiljanje, plačilo itd., In ustrezen zapis o podrobnostih, ki dodatno razčlenjuje pohištvo v različne barve.
Celovitost podatkovnih nizov
Če je informacijski sistem transakcijski sistem za obdelavo, se ustvarijo podatkovni nizi za katalogiziranje sprememb podatkov, ki jih uporabniki sprožijo v sistem, z vsemi spremembami, ki poročajo o poročilu o izredni transakciji. Podatki se zbirajo, razdeljujejo in obdelujejo z uporabo paketnih ali realnih metod. Če gre za paketni rutinski postopek, bo večina organizacij svoje sisteme posodabljala enkrat na dan, medtem ko bo mogoče s sistemom v realnem času takoj dodati posodobitve.